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13 de Junho de 2021
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    10 dicas para otimizar processos e a Gestão do seu Escritório

    Otimizar processos de trabalho e processos judiciais é fácil com a tecnologia. Clique aqui e descubra 10 dicas para transformar seu escritório!

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    Publicado por Blog do Jusbrasil
    mês passado

    Seja bem-vindo à era do Direito Digital! A disrupção tecnológica atual, intensificada pela pandemia do Covid-19, traz consigo uma necessidade urgente de se adaptar à realidade da inovação.

    Por isso, otimizar processos com as ferramentas virtuais é indispensável para qualquer empreendimento que queira se manter sustentável e competitivo no mercado.

    Ao realizar pesquisa com 5.000 empreendedores tomadores de decisão no mundo inteiro, a empresa Vanson Bourne verificou que 97% dos entrevistados tiveram sucesso na transformação digital de seu negócio.

    Se você se identifica com inovação e quer saber mais sobre Transformação Digital no Direito, então veio ao lugar certo.

    Vamos apresentar, ao longo desse artigo, várias tecnologias de ponta que contribuem para otimizar processos e realizar uma gestão eficiente em escritórios de advocacia, dentre softwares jurídicos e outros tipos de tecnologia jurídica.

    Todas elas contribuem para poupar gastos, além de evitar retrabalho e o estresse que ele origina.

    Seja você advogado, gestor de um escritório, ou mesmo se trabalhar de forma autônoma, com certeza irá se beneficiar das sugestões que apresentamos ao longo deste post.

    Continue lendo para saber em detalhes as 10 formas de otimizar seus processos com tecnologia!

    1. Trabalhe na nuvem

    Fazer uso da tecnologia de armazenamento em nuvem é uma ótima solução para otimizar processos em escritórios que estão, de forma temporária ou definitiva, trabalhando em home office.

    O Google Drive é uma opção amplamente usada. Você armazena e edita seus arquivos através da Internet.

    Dentro do Google Drive há várias aplicações, como o Google Docs, onde você consegue editar documentos de forma colaborativa.

    É possível, por exemplo, comentar em tempo real na peça que outra pessoa escreve, sugerindo alterações ou inserção de alguma jurisprudência, apontando erros gramaticais e etc.

    No entanto, um dos riscos associados ao armazenamento online de arquivos é o de golpes cibernéticos. Segundo a Fortinet Threat Intelligence Insider Latin America, o Brasil é o segundo país com maior caso de ataques cibernéticos.

    Para saber melhor sobre como aumentar sua segurança dos crimes cibernéticos, clique aqui.

    2. Comunique-se de forma efetiva com seus colegas de trabalho

    A comunicação é uma peça chave para a boa gestão de um escritório e para agilizar processos.

    Uma comunicação efetiva evita retrabalho, distribui melhor tarefas e aumenta a produtividade global de grupos de trabalho. Algumas ferramentas virtuais ajudam a desenvolver esse aspecto:

    • Zoom: plataforma de videoconferências, ideal para realização de reuniões com clientes, sócios e outros parceiros;
    • Slack: ferramenta de troca de mensagens instantâneas para ambientes corporativos - você pode segmentar a comunicação do escritório em diferentes canais;
    • MindMeister: aplicação voltada para comunicação visual: você cria, de forma colaborativa, mapas mentais ideias para brainstorming, anotações, planejamentos de projetos e outras tarefas criativas.

    3. Saiba o tempo gasto em cada tarefa

    Sabemos bem o número significativo de tarefas que o advogado possui. É muito comum que o volume de demandas no diaadia de um escritório desoriente o profissional e prejudique sua inteligência emocional.

    Por isso, para otimizar processos é importante manter um registro do tempo que cada um dos funcionários gasta em cada tarefa.

    Isso ajuda a distribuir o trabalho de forma mais justa, evitando que certas pessoas se sobrecarreguem, e aumentar a produtividade do escritório de forma geral.

    Toggl e Clockify são alguns softwares que auxiliam na gestão do tempo e otimização de processos.

    Ambos possuem uma versão gratuita e funcionam seguindo a mesma lógica: você define projetos e tarefas dentro desses projetos, e aperta o play quando inicia cada uma.

    Após uma semana de trabalho, fica mais fácil visualizar o tempo que cada pessoa dedicou para cada função. São gerados gráficos para apresentar uma visão mais panorâmica da distribuição de tempo.

    4. Automatize seu monitoramento processual

    Procurar manualmente por publicações em que sua OAB for citada é um trabalho completamente desnecessário.

    Isso porque já existe, hoje, tecnologia que faz isso para você, que é o caso do Jusbrasil OAB. É um sistema gratuito que funciona da seguinte forma:

    • Você cria, também de forma gratuita, seu login no Jusbrasil;
    • Em seguida, basta clicar no link de ativação;
    • Após, você passará a receber, por e-mail, todas as publicações em que sua OAB for citada.

    5. Encontre bons correspondentes nas redes

    Graças à tecnologia e globalização, é possível se conectar com várias pessoas no mundo, a despeito de eventuais barreiras geográficas.

    Por isso ficou mais fácil fazer seu escritório crescer e ter até mesmo alcance nacional.

    Nesse cenário, encontrar correspondentes judiciais é imprescindível para otimizar processos e viabilizar sua atuação em comarcas distantes. Pense no tempo e dinheiro economizados em deslocamento a partir do momento que você encontra um correspondente de confiança.

    Isso é feito com facilidade no Jurídico Certo, que é basicamente um software de contratação de correspondentes.

    Por meio do Jurídico Certo você consegue se conectar com uma rede de 171 mil profissionais jurídicos associados, onde encontra correspondentes para realizar diligências em todo o Brasil.

    6. Calcule melhor seus prazos processuais

    A contagem de prazos processuais é um ótimo exemplo de tarefa que pode ser executada de forma muito mais fácil (e segura) por um computador.

    Muitos advogados já estão familiarizados com a contagem em seus respectivos campos processuais, mas convenhamos: quando isso é feito por uma pessoa, a chance do erro é sempre maior.

    E a última coisa que você quer é perder um prazo processual, não é mesmo?

    Por isso vale a pena conferir o Legal Cloud. É uma calculadora jurídica que opera segundo as regras de contagem do Novo CPC, Código de Processo Penal (CPP), CLT após a reforma trabalhista e o Juizado Especial em dias úteis.

    Depois de fazer o cálculo do prazo, você pode incluí-lo com mais tranquilidade na agenda do seu escritório. É uma ferramenta útil e simples que auxilia a otimizar processos no escritório.

    7. Assine documentos virtualmente

    A rotina de um escritório de advocacia envolve a assinatura de vários documentos. Graças ao PJe, a assinatura eletrônica para peticionar perante os Tribunais já é realidade há algum tempo.

    No entanto, muitos outros tipos de documentos, como contratos advocatícios, recibos e transações ainda são assinados presencialmente. Ou, pelo menos, ainda era assim até a pandemia.

    Com as medidas de isolamento social e o desenvolvimento tecnológico, a assinatura presencial ficou no passado. Para poupar gastos e melhorar sua gestão, utilizar softwares de assinatura eletrônica é essencial.

    A Docusign é um desses softwares. Por meio dela você acessa, envia e assina documentos de qualquer lugar do mundo através do seu celular. É mais uma opção para otimizar processos na advocacia.

    8. Faça pesquisas jurídicas de qualidade

    Para além das melhorias em fluxos de trabalho, otimizar processos judiciais significa otimizar a qualidade das peças que seu escritório produz.

    Elevar o nível da sua redação e argumentação jurídica, por sua vez, só é possível a partir de uma boa pesquisa jurídica. Só assim você consegue fundamentar melhor suas alegações e aumentar sua taxa de vitórias judiciais.

    O Jusbrasil PRO é uma ferramenta de pesquisa de Direito avançada. Por meio dele, você ganha acesso ilimitado ao vasto acervo de conteúdo jurídico organizado no Jusbrasil.

    Já é possível, sem desembolsar um centavo, pesquisar em nosso sistema unificado por processos, jurisprudências, artigos e basicamente qualquer tipo de informação jurídica.

    Porém, com assinatura do Jusbrasil PRO, a vantagem é que essa pesquisa ganha mais funcionalidades, como:

    • Cópia e download ilimitado de decisões, acórdãos, jurisprudências e ementas já formatados, prontos para utilização em peças;
    • Acesso a modelos de petições e outras peças jurídicas.

    Além dessa sofisticação na ferramenta de pesquisa, o Jusbrasil PRO possui recursos arquitetados para acompanhar e monitorar o andamento processual:

    • A plataforma realiza consulta automática em mais de 400 Diários Oficiais, em todo o Brasil, para verificar atualizações nos processos que você cadastra.
    • Além disso, existe também a opção de receber, via e-mail ou SMS, notificações sobre o andamento dos processos vinculados à sua OAB.

    >>> Clique aqui para saber mais sobre o Jusbrasil PRO!

    9. Invista em ferramentas de análise de dados

    Existe uma necessidade crescente em realizar pesquisa jurídica de um volume maior de dados.

    É o caso, por exemplo, de escritórios que lidam com direito imobiliário ou com contencioso de massa. Nesses casos, é preciso fazer uma busca diligente por vários sistemas e processos no Brasil inteiro a fim de resguardar interesses judiciais de clientes.

    API Jusbrasil faz essa busca por você e é mais uma forma de otimizar processos com tecnologia.

    Essa ferramenta foi desenvolvida para escritórios e empresas que lidam com uma larga escala de processos. Sua função é analisar quantidades extensas de dados jurídicos e extrair insights para o negócio.

    Por meio dela, você consegue:

    • Fazer pesquisas processuais profundas e acompanhamento em todos os Tribunais e Diários Oficiais do país.
    • Realizar pesquisas detalhadas de passivo judicial;
    • Melhorar sua análise de controle e prevenção de riscos.

    Em outras palavras, o API Jusbrasil otimiza a inteligência de dados jurídicos do seu negócio, o que representa uma grande **vantagem competitiva** para escritórios, imobiliárias e legaltechs.

    10. Monte um escritório virtual

    Depois de todas as ferramentas tecnológicas apresentadas ao longo do texto, deve ter ficado mais claro como esses recursos virtuais são úteis para otimizar processos e aperfeiçoar o trabalho jurídico.

    A moral da história aqui, portanto, é a seguinte: investir em montar um verdadeiro escritório virtual, que aproveite de todos esses recursos, é essencial para manter um serviço jurídico sustentável e lucrativo.

    Existe, por fim, um software jurídico que torna essa tarefa mais fácil. Através do Escritório Online, você centraliza a Gestão do Direito de seu escritório em um único lugar.

    Veja, abaixo, algumas funções dessa tecnologia:

    • Conexão com clientes em potencial por meio do Diretório de Advogados;
    • Organização de contatos e documentos de seu escritório;
    • Consulta e acompanhamento de processos em tribunais de todo o Brasil;
    • Elaboração de um calendário do escritório.

    >>> Clique aqui e saiba mais sobre o Escritório Online!

    Bônus: Kit completo de Transformação Digital para Escritórios de Advocacia

    As 10 dicas que apresentamos ao longo desse texto são um bom início para repensar a forma como você trabalha. Mas que tal consultar um material mais aprofundado sobre o tema?

    Como um incentivo extra para otimizar processos e transformar seu escritório, disponibilizamos um Kit completo com vários conteúdos para revolucionar seu serviço jurídico. Por meio dele fica mais fácil se adaptar ao Direito 4.0.

    >>> Clique aqui e baixe nosso Kit completo de Transformação Digital para Escritórios de Advocacia!

    Escrito por Túlio Campos

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