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21 de Janeiro de 2022
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    5 Metodologias para acelerar o cumprimento de prazos

    Quer melhorar a produtividade e eficiência do seu negócio? Nesse artigo trouxemos 5 metodologias de gestão para escritórios de advocacia para potencializar suas ações

    Blog do Jusbrasil
    Publicado por Blog do Jusbrasil
    há 7 meses

    Acompanhar processos, cumprir prazos e manter a agenda organizada são apenas algumas atividades que fazem parte da rotina agitada dos advogados. Para administrar tantas variáveis ao mesmo tempo, o operador do direito precisa lançar mão de metodologias de gestão eficientes, ágeis e que quando aplicadas na prática, atendam às suas expectativas.

    O mercado jurídico está mudando. A antiga rigidez tem dado lugar para um exercício da advocacia mais flexível e adaptável às transformações digitais. Não por acaso, ferramentas de gestão de escritórios e softwares jurídicos têm se apresentado como fundamentais para o sucesso de escritórios de advocacia e outras instituições do segmento.

    É o que aponta o relatório Legal Trends Report 2020. Segundo a pesquisa, escritórios de advocacia que utilizam ferramentas tecnológicas ganham cerca de 40% receita a mais do que aqueles que não utilizam. Isso se dá, dentre outros motivos, devido ao desenvolvimento de um atendimento ao cliente cada vez mais assertivo e qualificado.

    O levantamento foi realizado pela legaltech canadense Clio, em outubro de 2020, e contou com a participação de 4.776 advogados e profissionais do setor jurídico. De acordo com Jack Newton, CEO e cofundador da startup, o mercado jurídico passou por uma “mudança tectônica” no tocante à forma como escritórios de advocacia enxergam a tecnologia (confira no gráfico abaixo):

    Para Newton, os dados levantados no relatório apontam para o fato de que escritórios que se adaptaram rapidamente à nova realidade pós-covid 19 apresentam mais chances de despontar entre os seus concorrentes.

    Pensando nisso, construímos esse artigo com orientações e boas práticas acerca do uso da tecnologia para tornar o dia a dia mais prático. Elas são válidas tanto para advogados autônomos, que já adotaram o home office, como para aqueles que atuam em algum escritório ou ocupam algum cargo de gestão. Confira!

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    Por que utilizar metodologias de gestão para escritórios de advocacia?

    Já analisou a quantidade de procedimentos que são necessários para executar simples tarefas diárias? Tanto escritórios de advocacia, como departamentos jurídicos ou mesmo advogados autônomos precisam lidar com o acompanhamento e monitoramento de múltiplos processos ao mesmo tempo.

    Por isso, cada etapa das atividades de um advogado precisam ser bem estruturada, a fim de evitar refações ou mesmo transtornos com clientes.

    Por exemplo: caso você prospecte um novo cliente hoje no seu escritório qual o protocolo padrão seguido internamente? É muito provável que dentre as etapas de atendimento do novo cliente estejam atividades como o levantamento de documentos do mesmo, pesquisa de jurisprudência que se aplica ao processo ou elaboração de contratos e petição inicial.

    Ora, nesse caso, o trabalho não será bem realizado caso não haja uma integração das informações entre os setores da empresa e responsáveis pelo caso.

    A fim de evitar o acúmulo de demandas, e-mails não lidos e reuniões excessivas num curto período de tempo, implementar metodologias de organização e otimização do tempo é extremamente recomendado.

    Dessa forma, é possível prevenir tais problemas e ainda aumentar a sua produtividade e da sua equipe.

    Transformação digital no direito: o papel da tecnologia na organização de tarefas internas

    Como já foi discutido anteriormente nesse artigo, é inegável que o uso da tecnologia no dia a dia do operador da justiça ou do advogado faz toda a diferença!

    Ora, não por acaso, 97% dos escritórios de advocacia que utilizam um software e tecnologias de gestão para advogados são bem sucedidos.

    Esse dado divulgado pela revista Análise - Diretório Nacional da Advocacia de 2019 - foi colhido antes mesmo do segmento encarar os desdobramentos do Covid -19, contexto no qual a tecnologia se tornou aliada crucial para a sobrevivência de operadores do direito espalhados em todo o Brasil.

    As ferramentas de gestão surgiram na era digital, num contexto de crescimento das startups e outras empresas ligadas ao setor de tecnologia. Nesse mesmo momento, foram criadas empresas tecnológicas voltadas para o mercado jurídico, que é o caso das Lawtechs e Legaltechs.

    Essas empresas desenvolvem sistemas que ajudam no controle de prazos, organização de demandas, otimizando assim, as tarefas internas de um escritório de advocacia. Automação é a palavra-chave que resume a realidade atual do mercado jurídico, assim como Business Intelligence, Big Data e robôs.

    A tecnologia facilita os processos internos, melhora a eficiência e qualidade dos serviços e eleva o exercício da advocacia a um patamar superior.

    Confira 5 metodologias para fazer um bom gerenciamento de escritórios de advocacia

    Escritórios mais modernos precisam lidar com novas práticas de gerenciamento. Por isso, listamos algumas ferramentas de gestão para escritórios de advocacia que fazem diferença na atuação dos profissionais.

    #1 Armazene os seus documentos na nuvem

    Investir no armazenamento em nuvem é uma das principais etapas para realizar a gestão eficiente do seu escritório de advocacia. Mesmo antes da pandemia do Coronavírus, algumas empresas como Google Drive, Dropbox e OneDrive já disponibilizavam seus serviços para usuários e empresas que buscavam armazenar seus arquivos totalmente online.

    Já imaginou não precisar mais alugar um espaço físico para guardar os processos dos seus clientes, reduzindo os custos em 30%? E que maravilhoso seria não ter que lidar com pilhas de caixas e papéis, contribuindo também para a redução do descarte de lixo no meio ambiente? Esses são apenas alguns dos benefícios em utilizar esse tipo de serviço.

    Vale salientar que você poderá mover, editar ou nomear os arquivos de qualquer lugar. Qualquer pessoa da equipe também pode ter acesso ao sistema, basta ter um computador ou outro dispositivo com acesso à internet e à ferramenta escolhida.

    #2 Aposte no modelo horizontal de gerenciamento do seu escritório

    Centralizar atividades e ações nas mãos de uma só pessoa é considerado algo do passado. Empresas modernas e transformadoras costumam compartilhar as tarefas entre todos os colaboradores, promovendo uma gestão mais horizontalizada.

    Escritórios que estão mais atentos a isso estão se beneficiando dessa nova forma de gerenciamento. Isso evita a saída de bons funcionários que poderiam emitir opiniões interessantes sobre um caso e favorece o crescimento do negócio. Então utilize um gerenciador de projetos, como o Runrun.it, específico para esse fim.

    #3 Crie o seu próprio escritório virtual

    Os avanços tecnológicos têm permitido que muitos escritórios migrem da versão física para a virtual. Mas essa transição não é muito fácil, não é verdade? É necessário encontrar uma tecnologia jurídica de ponta e avaliar questões como segurança e acesso à rede.

    Gerir uma equipe jurídica de forma remota é um desafio para muitos escritórios de advocacia, sobretudo em tempos de pandemia. Foi preciso adaptar-se à nova realidade e desconstruir os velhos padrões adotados pelo direito ao longo do tempo.

    O escritório online traz muitos benefícios para advogados e empresas jurídicas, tais como:

    • Organização de documentos do escritório na nuvem;
    • Gerenciamento da agenda de compromissos;
    • Reuniões online e sem a necessidade de ter um espaço físico;
    • Network com outros profissionais da área.

    Ainda existem ferramentas funcionais de transmissão de vídeo, que auxiliam o advogado nesse processo de transição para o online. Programas como o Zoom e Google Meet facilitam a comunicação e permitem que as reuniões possam ocorrer de forma digital.

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    #4 Utilize ferramentas de organização de tarefas

    As ferramentas de organização de tarefas são excelentes aliadas na rotina de advogados. Elas são fáceis de manejar e ainda podem ser utilizadas em qualquer dispositivo com acesso a internet e servem como uma espécie de agenda.

    Aplicativos como Trello e Asana foram formulados para ajudar na organização de tarefas e controle do tempo. Através deles, o advogado poderá saber quais são as atividades do dia, poderá compartilhar as demandas com outras pessoas da equipe e acompanhar as tarefas de outras pessoas da empresa.

    #5 Invista em tecnologia jurídica

    Além das metodologias de gestão para escritórios de advocacia que citamos anteriormente, poder contar com tecnologia jurídica é uma excelente forma de gerenciar escritórios de advocacia. Essa ferramenta é a solução para negócios jurídicos que precisam de agilidade e praticidade na rotina e mais segurança nos processos internos.

    A ferramenta possibilita que o profissional realize o acompanhamento processual, tenha acesso a diferentes setores da empresa e automatize tarefas, desburocratizando o direito. Assim, o advogado terá mais tempo para realizar atividades menos sistemáticas e poderá melhorar o atendimento ao cliente.

    Existem algumas opções bastante conhecidas no mercado, como é o caso do Jusbrasil PRO. Essa é uma ferramenta imprescindível para advogados que desejam otimizar as ações cotidianas no escritório. A tecnologia de busca contribui para a eficiência no exercício da advocacia, otimiza o tempo dos profissionais e como resultado, melhora a produtividade.

    Quais as vantagens em ser Jusbrasil PRO?

    As vantagens em ser PRO são:

    Essa ferramenta reúne diversas funcionalidades que auxiliam na tomada de decisão de advogados e que melhoram os processos internos dos escritórios. Ela traz mais praticidade e autonomia ao profissional que precisa lidar com questões burocráticas, prazos e entregas.

    Já pensou no tempo gasto realizando atividades manuais? Ao utilizar a tecnologia de busca você irá economizar tempo e poderá investi-lo em outras partes do seu negócio, como no atendimento ao cliente.

    Essa tecnologia de pesquisa é completo e acessível, pois advogados autônomos, empresas jurídicas e escritórios podem se beneficiar com ele. Entre em contato para conhecer os planos para pessoa física e pessoa jurídica, além das possibilidades de alavancar o seu escritório!

    Conheça o Jusbrasil

    O Jusbrasil é uma startup a frente do seu tempo e que atua na consonância entre direito e tecnologia. Ela vem ao longo do tempo, desenvolvendo uma série de ferramentas e funcionalidades que auxiliam o advogado autônomo a impulsionar seu negócio e na gestão para escritórios de advocacia.

    Diante desse mercado cada vez mais competitivo, é fundamental contar com ferramentas que sejam aliadas à prática do direito. E não é à toa que o Jusbrasil se tornou uma referência nesse segmento e é indicada para advogados em início de carreira, acadêmicos e profissionais experientes.

    O home office já é uma realidade para muitos escritórios de advocacia, então, tornou-se cada vez mais importante utilizar sistemas de gestão eficientes e práticas. Só assim será possível manter uma equipe mais engajada e produtiva e conquistar mais clientes.

    Além das ferramentas, a startup ainda desenvolve conteúdo no blog e disponibiliza no site consulta processual e documentos importantes para o setor jurídico. Porque o grande objetivo é mudar realidades e causar um impacto positivo no mundo!

    4 Comentários

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    Gostei muito bom continuar lendo

    Boa tarde. Gostei da informação. continuar lendo

    Muito bom! continuar lendo

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