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23 de Setembro de 2021

5 medidas para adaptar o seu escritório à LGPD hoje mesmo!

Ainda não se adequou à LGPD? Veja nesse artigo 5 etapas para adequar o seu escritório de advocacia e evitar multas!

Blog do Jusbrasil
Publicado por Blog do Jusbrasil
há 2 meses

A partir de 1º de agosto de 2021, escritórios de advocacia, departamentos jurídicos e empresas de diversos outros setores já precisam estar de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Esse é o prazo final para que esses locais se adequem à lei e não sofram multas ou punições.

Se você chegou até aqui é porque possivelmente ainda tem dúvidas sobre esse assunto. Por isso, fique por dentro de algumas informações essenciais para promover uma boa adequação no seu escritório de advocacia.

A priori, a lei foi sancionada em agosto de 2018 e entrou em vigor dia 18 de setembro de 2020. Ela determina diversas obrigações que organizações e empresas devem ter em relação ao manuseio e tratamento de dados pessoais de clientes em ambiente online e offline. Ou seja, ela não se restringe apenas ao ambiente digital.

É praticamente impossível não associar o tratamento de dados pessoais às práticas jurídicas. Até porque para a elaboração de petições judiciais ou administrativas, bem como pareceres jurídicos e minutas contratuais, entre outros documentos, é necessário o uso de dados pessoais.

Dessa forma, a lei trouxe diversos desafios para o advogado online e vem sendo motivo de preocupação para muitos escritórios de advocacia. Porém, esse é o momento de promover mudanças e implementar ações que vão gerar novas oportunidades e melhorar a relação entre empresa e cliente.

Nesse artigo, você saberá:

  • Tudo sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais: o que devo saber?
  • O que acontece se eu não adaptar o meu escritório a LGPD?
  • 5 medidas para adaptar o seu escritório à LGPD
  • Como os produtos Jusbrasil podem contribuir nessa conformidade com a LGPD
  • Conte com o Jusbrasil!

Confira!

Tudo sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais: o que devo saber?

O Art. da lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 dispõe sobre o “tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”.

Ainda de acordo com o Art. 5º, devem ser considerados:

I - dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

II - dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

III - dado anonimizado: dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento;

IV - banco de dados: conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico;

V - titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;

VI - controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;

VII - operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;

A lei LGPD foi inspirada no Regulamento de Proteção de Dados europeu (GDPR), que traz diversos conceitos importantes sobre proteção de dados pessoais. Ela afeta diretamente as relações entre o cliente e o escritório de advocacia. Por esse motivo, o advogado precisa estar atento às novas mudanças para evitar problemas futuros.

O que acontece se eu não adaptar o meu escritório a LGPD?

De acordo com a LGPD Brasil, a empresa que não cumprir com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais até a data estabelecida poderá receber uma multa, que pode chegar a 2% do faturamento anual. Além disso, o advogado pode ter o seu banco de dados bloqueado ou sofrer alguma punição em relação à associação com outros advogados.

Outros problemas gerados a partir da não adequação à LGPD Brasil podem ser:

Comerciais

O escritório que não cumprir com a lei pode ter empecilhos com seus clientes e parceiros. Isso porque as pessoas estão cada vez mais criteriosas com as empresas que desejam contratar, sobretudo se ela tiver de manejar seus dados pessoais. Ou seja, o impacto em não se adaptar à LGPD pode ser altamente negativo.

Financeiros

Como já dissemos, uma multa LGPD pode ser aplicada ao escritório que não se adequar à lei. E isso consequentemente irá impactar outros setores da empresa. O máximo que pode ser cobrado por infração é o valor de R$ 50 milhões. Ficou assustado? Então veja o próximo problema gerado pela não adaptação.

De governança

Com problemas financeiros, dificuldade de conquistar e fidelizar clientes, obviamente o escritório pode começar a ter problemas de governança. A estrutura abalada poderá sujar a imagem diante do mercado e fazer o negócio entrar em processo de falência.

Antes mesmo de promover mudanças relacionadas à proteção de dados no seu escritório, é importante que haja uma mudança cultural no local. Adapte os seus contratos e documentos importantes, elabore um Registro de Operações de Tratamento de Dados Pessoais, e construa uma Política de Privacidade de Dados Pessoais.

Por isso, é importante se atentar para as intersecções entre LGPD e Direito do Consumidor de modo que toda equipe esteja de acordo e ciente dessas mudanças. Assim, defina os profissionais responsáveis pela adequação e siga as dicas a seguir.

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5 medidas para adaptar o seu escritório à LGPD

Construímos um passo a passo para te ajudar a saber como se adaptar a LGPD vigência. São 5 medidas práticas para não ter o seu escritório penalizado pelas novas normas legais:

  • Encontre bases legais para a sua base de leads;
  • Reveja as estratégias de marketing do seu escritório;
  • Não esqueça dos cookies;
  • Facilite a saída de leads;
  • Estabeleça boas práticas de automação.

Saiba mais sobre cada uma dessas etapas!

Dica #1 Encontre bases legais para a sua base de leads

O que isso significa? Basicamente, você precisa adequar a sua base de leads a uma das hipóteses previstas por lei. Toda a equipe deverá saber as bases legais e as hipóteses que permitem o tratamento.

A LGPD prevê 10 bases legais, como:

  1. O consentimento do titular;
  2. O legítimo interesse;
  3. A execução de Políticas Públicas;
  4. A realização de estudos por órgãos de pesquisa;
  5. A execução de contrato de qualq seja parte do titular;
  6. Exercício regular de direito em processo judicial, administrativo ou arbitral;
  7. A proteção à vida;
  8. A tutela da saúde;
  9. O cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
  10. A proteção ao crédito.

A primeira dica é em relação ao consentimento do titular. Deve haver uma finalidade para o uso dos dados do cliente e escolha genuína no recebimento de comunicados e informações da empresa. Ou seja, enviar mensagens para o cliente só é permitido se ele aceitar.

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Dica #2 Reveja as estratégias de marketing do seu escritório

Essa dica é válida para escritórios de advocacia que desenvolvem estratégias de marketing jurídico no escritório. Reveja as práticas aplicadas dentro da empresa, para que ela não burle as normas da LGPD.

Por exemplo, a compra de listas de e-mail comum no outbound marketing passa a ser algo ilegal, pois não houve consentimento por parte do titular dos dados. Em outras palavras, deve haver um legítimo interesse do consumidor/cliente para que seus dados sejam utilizados dessa forma.

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Dica #3 Não esqueça dos cookies

Os cookies de um navegador também podem ser considerados dados pessoais, pois a empresa pode utilizá-los para estratégias de marketing, como remarketing. E segundo a LGPD, esses dados obtidos através dos cookies de um site devem passar por outro processo de consentimento do cliente.

Dica #4 Facilite a saída de leads

É muito ruim quando um usuário de determinado site tenta realizar qualquer ação nele, mas precisa inserir seus dados. Para a LGPD, a saída de um site deve ser fácil, assim como foi para ele entrar. Sendo assim, ao criar o site do seu escritório, verifique se ele é transparente com o seu usuário.

Dica #5 Estabeleça boas práticas de automação

A automação simula a execução de trabalhos rotineiros do ser humano, que se fossem realizados manualmente iriam demorar um tempo. Ela facilita o andamento de qualquer processo e é realizada de forma padronizada.

Contar com uma tecnologia no direito de automação facilita a gestão e a governança de dados. Ela pode ajudar em quesitos como privacidade, gerar mais transparência na transmissão dos dados e reduzir os erros por falha humana. Os riscos de perdas de dados serão mínimos, bem como os transtornos para a empresa.

A LGPD não inviabiliza a tomada de decisões automatizadas de um escritório de advocacia. Porém, é fundamental tomar cuidados com práticas invasivas ou discriminatórias e com o uso dos dados dos clientes.

Agora que você já sabe os principais desafios para adaptar o seu escritório a LGPD, conheça alguns produtos do Jusbrasil que vão facilitar a entrada do seu escritório no mundo da automação de processos. Saiba como cada um deles pode ajudar a melhorar as práticas internas da sua empresa e otimizar as tarefas diárias.

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Como os produtos Jusbrasil podem contribuir nessa conformidade com a LGPD

Saiba a seguir como o Jusbrasil PRO e o Escritório Online podem ser grandes aliados da sua empresa nesse momento de adaptação à LGPD.

Jusbrasil PRO

O Jusbrasil é uma tecnologia de pesquisa de jurisprudência e jurídica que auxilia advogados, escritórios de advocacia, acadêmicos e outros profissionais do direito nas suas práticas diárias. Sabemos o quanto a atividade jurídica é corrida, por isso, o objetivo é facilitar as pesquisas ao reunir todas as informações úteis de jurisprudência dos Tribunais de todo o Brasil e Diários oficiais num só lugar.

Além disso, tenha mais tempo para cuidar de outros setores da empresa, como a adequação à LGPD. Reduza as burocracias e facilite a rotina dos seus colaboradores.

As funcionalidades que você terá acesso ao assinar o Jusbrasil PRO são:

  • Acervo completo de jurisprudência;
  • Consulta processual;
  • Download de Diários Oficiais;
  • Modelos e peças já prontas e outros documentos para serem utilizados;
  • Entre outras funcionalidades.

Essa é uma das maiores fontes de informação jurídica atualmente. E o melhor é que pessoas físicas e pessoas jurídicas podem se beneficiar com as funcionalidades de ser um membro PRO. Por isso, se você está em início de carreira ou possui um escritório de advocacia, entre em contato com o Jusbrasil para saber mais!

Escritório Online

Já pensou em realizar toda a comunicação com seu cliente de forma segura, através da internet? E utilizar salas virtuais privadas para reuniões, ter acesso a agendas online e alertas com seus compromissos importantes? Então conheça o Escritório Online Jusbrasil, através do Plano de Oportunidades.

A ferramenta de gestão conecta advogados com clientes em todo o Brasil e parceiros comerciais. Com a sua assinatura PRO você já tem acesso ao Escritório Online, mas para acessar o Diretório de Advogados, vale checar qual o seu Plano. Afinal, esse software jurídico pode ser utilizado em consonância com o Jusbrasil PRO e otimizar as suas estratégias digitais para conquista e fidelização de novos clientes

Através do Diretório de Advogados, o advogado pode ser encontrado pela sua área de atuação e estado, através do filtro. Diariamente o site é acessado por milhares de pessoas em busca de atendimento jurídico e resolução de problemas.

Essas duas soluções podem te ajudar a ter mais organização no dia a dia e te ajudar a se inserir por completo no universo digital. Por isso, entre em contato com o Jusbrasil para saber mais informações sobre cada um deles.

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Conte com o Jusbrasil!

LGPD deve ser utilizada para estabelecer boas relações, melhorar as práticas das empresas em relação ao seu público e melhorar a satisfação do cliente.

O Jusbrasil é uma startup que tem como objetivo aperfeiçoar a qualidade da Justiça exercida no Brasil. Por isso, você pode contar com a gente para se adequar à LGPD e trazer mais segurança aos seus clientes e colaboradores.

Além do Jusbrasil PRO e Escritório Online, também oferecemos outras soluções para que comunidade jurídica e sociedade civil se mantenham atualizados, como o Jusbrasil Doutrina, que aprimora a argumentação jurídica do advogado, ao oferecer uma pesquisa doutrinária assertiva e de excelência.

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Escrito por Liz Santana

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