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7 de Abril de 2020

3 maneiras de melhorar a gestão de pagamentos de correspondentes jurídicos

Tenha o controle de tudo que diz respeito à gestão financeira dos correspondentes jurídicos de seu escritório.

Blog do Jusbrasil
Publicado por Blog do Jusbrasil
há 3 meses

Fulano, já fez o pagamento do correspondente de Marabá?
É para fazer transferência ou ele emite boleto?
O recibo chega no email?
Qual o prazo para pagar?

Fazer a gestão financeira de um escritório de advocacia já é um desafio imenso. Para quem trabalha com advogados correspondentes então, manter o controle de todos os pagamentos e documentos contábeis pode ser um verdadeiro pesadelo.

Nesse texto, trazemos um panorama geral da contratação de correspondentes jurídico com três dicas de ouro para qualquer gestor que lide com esse tipo de trabalho.

Gestão de correspondentes jurídicos

Começar um escritório de advocacia pode parecer simples perto dos anos de estudo e leitura intensa exigidos pelo curso de Direito. Afinal, depois dos anos passados na faculdade, em especializações e em pós-graduações, você com certeza está apto para abrir seu próprio negócio, certo?

Bem, quem já se aventurou a abrir ou assumir a gestão de um escritório de advocacia sabe que as coisas não são bem assim.

Saber tudo sobre tributário, empresarial, trabalhista ou civil até ajuda. Mas a preparação para se tornar um gestor é outra, e envolve capacitações que são bem menos intuitivas do que parecem.

Um dos primeiros pilares da administração de um negócio é a gestão de pessoas. Esse pilar envolve saber a hora certa de contratar, promover e demitir colaboradores, conseguir se relacionar bem com seus pares, ser auto-motivado e transmitir esta energia para outros colegas no escritório.

Outra tarefa de um advogado que se encontra em posição de liderança é fazer a gestão dos projetos. Aqui, exige-se uma mensuração eficaz do tempo e dos recursos humanos necessários para determinadas tarefas, assim como o acompanhamento do progresso delas para que tudo seja entregue com excelência e tempestividade.

Por fim, existe também a gestão financeira, essencial para a o sucesso de qualquer escritório. Entender o fluxo de caixa, saber quais são os fornecedores mais eficientes, quais as melhores tecnologias para melhorar o trabalho e quais pagamentos devem ser efetuados ou recebidos é o tipo de atividade que gera maior previsibilidade e evita surpresas desagradáveis ao final do mês.

Mas nem sempre um escritório pode se dar ao luxo de ter um profissional e muito menos uma equipe especializada para cada um desses tipos de gestão.

Quando falamos de contratação de correspondentes jurídicos, então, mesmo um gestor experiente e com recursos pode encontrar dificuldades em lidar com todas as questões que surgem da busca por um advogado parceiro até o fechamento da demanda. São muitos detalhes e quanto maior o volume de contratações, mais complexa fica a operação necessária para manter tudo sob controle.

Vamos agora para as três boas práticas que podem te ajudar - e muito - nesse desafio.

1. Simplifique o faturamento

    Um dos principais problemas em relação a gestão financeira da contratação de advogados correspondentes é a descentralização dos pagamentos.

    Pagamento adiantado, parcelamento de metade antes e metade depois do serviço, transferência bancária, boleto. São muitas opções que, para escritórios que demandam um volume considerável de correspondentes jurídicos, podem fazer com que o setor administrativo tenha que ficar por conta de resolver problemas dessas contratações.

    Qualquer forma de simplificar esse tipo de faturamento é um alívio e pode fazer a diferença no fim do mês.

    O primeiro passo para começar essa simplificação é concentrar todas as demandas de contratação de correspondentes em uma ou duas pessoas do setor administrativo. Isso pode até diminuir a agilidade da contratação, mas ajuda bastante no controle dos pagamentos.

    Um segundo passo é buscar soluções que centralizam os centros de custo em um único faturamento mensal. Existem logísticas jurídicas que prestam seus serviços dessa forma, mas cobram um valor considerável por isso. Outra alternativa que pode ser mais economicamente vantajosa seria contratar algum software de gestão de diligências e audiências.

    A vantagem desse tipo de software é que, além de facilitar o pagamento com uma fatura única ao final do mês, você ainda consegue manter o controle de todas as demandas que seu escritório enviou de maneira visual e simples.

    2. Tenha controle sobre as contratações de sua equipe

    Com muitos processos precisando de correspondentes ao mesmo tempo, saber que tipo de cliente ou de processo possui mais demandas desse tipo é essencial para conseguir precificar de maneira mais adequada os seus serviços. Conseguir discriminar detalhadamente todos os gastos com correspondentes é um diferencial que pode trazer mais transparência e confiança para o seu relacionamento com seus clientes e colaboradores.

    A centralização das demandas em uma única pessoa pode ajudar bastante nessa questão, mas fazer a classificação manual de cada uma das demandas é uma tarefa muito suscetível a erro humano. Conseguir fazer isso tudo e ainda extrair informações relevantes para o seu escritório, então, exigiria gastos significativos com a contratação de pessoal qualificado para seu administrativo.

    De novo, softwares de gestão de correspondentes jurídicos podem ajudar - e muito - nessa questão. Com essa ferramenta em mãos, você pode saber qual usuário fez determinada contratação, sob a responsabilidade de qual advogado, para qual cliente e de qual localidade vocês têm demandado mais serviços.

    3. Construa a sua própria lista de correspondentes favoritos

    É bem mais fácil fazer negócios com alguém que você conhece, não é mesmo? A confiança, a ética, o desempenho e todas as outras variáveis que podem gerar dúvidas e ansiedade na contratação de profissionais para lidar com as demandas do seu escritório começam a ser mais previsíveis conforme você cria sua base de relacionamentos com correspondentes.

    O jeito mais básico de se fazer isso, claro, é manter o contato dos profissionais que tiveram boa performance em trabalhos anteriores. A boa e velha agenda pode ajudar bastante nesse quesito e, conforme você começa a dar preferência para estes profissionais, fica até mais fácil negociar melhores condições para a prestação de determinados serviços mais frequentes.

    Contar com um sistema que te dá a possibilidade de fazer essa lista de favoritos, entretanto, facilita demais na hora de montar essa lista.

    Primeiro porque, com um software, você consegue acompanhar o desempenho desses parceiros de maneira muito mais organizada.

    Segundo, porque as solicitações que você fizer para eles já ficam em um ambiente no qual tanto ele quanto você estão acostumados a utilizar.

    Por fim, a existência de uma plataforma com os dados cadastrais de perfil dos seus contatos confere ainda mais segurança para as transações feitas ali, favorecendo a criação de laços de confiança.

    E você, o que tem feito para aprimorar a gestão financeira dos advogados correspondentes do seu escritório?

    Texto do Kadu Mourão

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