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14 de Agosto de 2022

A conta do seu escritório fecha?

Dicas valiosas para a organização de documentos do contencioso de massa de seu escritório.

Blog do Jusbrasil
Publicado por Blog do Jusbrasil
há 3 anos

O termo ‘contencioso de massa’ se refere a escritórios que trabalham com um grande volume de processos. Muitas demandas correndo ao mesmo tempo implicam em uma cautela especial que os profissionais da área devem ter na organização dos fluxos internos de seus escritórios, com cuidado para não perder nenhum prazo e para otimizar seu tempo de forma a garantir maior produtividade do ambiente de trabalho.

A Equipe Jusbrasil produziu um texto, há pouco tempo atrás, mapeando os principais desafios de um advogado nos tempos de hoje:

Buscando um novo passo para enfrentar esses desafios, reunimos algumas dicas que podem te auxiliar com a gestão interna de seu contencioso de massa e garantir que os números de seu escritório corresponda àqueles dos melhores escritórios de advocacia do Brasil.

Dicas iniciais: organizando meus documentos e evitando o papel

Há diversos tipos de documentos simples, porém repetitivos, que são utilizados de forma cotidiana em um escritório de advocacia. Procurações, declarações, contratos padrão, todos esses não exigem um esforço intelectual grande para sua produção, mas gastam um bom tempo para adequar suas informações àquela do cliente do caso.

E o que podemos fazer sobre isso?

Primeiro, precisamos falar sobre centralizar as informações do cliente. É importante que todos os dados do cliente da causa, documentos enviados por ele e fluxo de e-mails possam ser facilmente encontrados para que as informações necessárias na produção de documentos simples não nos deem uma dor de cabeça.

Uma boa estratégia para conseguir isso é reduzir a quantidade de papel dentro do seu escritório. Mantenha sempre a boa prática de escanear todos os documentos recebidos e salvar os arquivos com nomes fáceis de serem encontrados. Lembre-se de sempre manter os arquivos em nuvem de fácil acesso para quem precise editá-los, mas mantenha uma cópia segura em backup físico. Nunca se sabe o que pode acontecer e é importante se precaver da perda de quaisquer informações.

Nomeando meus documentos - ser simples e direto é a melhor maneira de ser efetivo

Vale a pena tentar criar um padrão de nomenclatura de arquivos virtuais para todo o escritório, de forma que facilite o trabalho das pessoas que estão procurando por determinados arquivos.

Exemplo: Cliente João Nogueira. O ideal é que eu tenha uma subpasta que centralize todos os dados pessoais de João, como seu nome, cpf, cópia do RG, e comprovante de endereço. Uma dica é nomear os arquivos com o padrão ano/mês/dia pois, assim, você consegue uma visão cronológica dos documentos do caso.

Documentos nomeados com o padrão ano/mês/dia:

  1. 2020.01.09 - procuração - caso 33 - joão nogueira
  2. 2020.01.02 - petição inicial - repetição de indébito - caso 33 - joão nogueira
  3. 2020.02.03 - contestação - repetição de indébito - caso 33 - joão nogueira

O importante de se notar é que, usando esse padrão, você não corre o risco de que um arquivo editado posteriormente se perca em função da última data de edição, pois é o nome do arquivo que irá definir seu lugar na pasta. Além disso, se prestarmos atenção, utilizar a lógica dia/mês/ano como forma de nomear os arquivos pode fazer com que um documento de novembro apareça mais acima na pasta do que um documento de janeiro, por causa do dia do mês em que foi elaborado.

Outro bom mecanismo é criar um protocolo para todo o escritório - se todos os profissionais salvarem os documentos usando o mesmo padrão, fica muito mais fácil que qualquer pessoa possa encontrar um arquivo sem grande esforço. Nesse sentido, prepare um arquivo de texto explicando os padrões usados - algo simples e fácil de ser consultado até que todos os profissionais se acostumem.

Atualizando meus modelos - criando um hábito jurídico dentro do escritório

Estamos trabalhando com um conceito de eficiência que te ajuda a otimizar seu tempo, ser mais produtivo e, portanto, mais lucrativo como escritório de advocacia. Uma coisa que muitos escritórios já fazem é manter um banco de modelos para petições e documentos simples e repetitivos, como as já mencionadas procurações e declarações. Normalmente esses documentos, disponíveis para todos os profissionais, já estão padronizados, com cabeçalho e rodapé com a logo do escritório.

Uma coisa que notei, porém, na minha experiência trabalhando em escritórios de advocacia é que muitas vezes somos obrigados ao retrabalho por falta de organização interna. Alguns dos lugares onde trabalhei possuíam pastas desorganizadas sobre temas gerais, nas quais, às vezes, os advogados e estagiários se lembravam de mover arquivos atualizados com as últimas peças que tinham produzido. Às vezes não se lembravam, e o negócio ficava por isso mesmo.

É importante que essa preocupação com a atualização de um banco de dados de modelos de peças jurídicas seja parte da rotina do escritório, e incorporada como prática cotidiana para todos os profissionais. Ao invés de nos limitarmos a pedir ao colega da mesa do lado se “por acaso você já não trabalhou com um caso parecido?”, muito melhor é um ambiente profissional que pensa à frente, e que torne essa prática um hábito dos profissionais.

Nesse sentido, tente criar pastas organizadas divididas por assuntos, nas quais os profissionais jurídicos serão incentivados a alterar os modelos disponíveis com alterações pertinentes, e jurisprudência atualizada. Siga a dica de nomear os arquivos de forma fácil e objetiva, remetendo ao escopo de seu conteúdo, para que possa ser facilmente encontrado pelo profissional que dele necessite.

Inovação e organização andam juntas

O que podemos perceber é que a inovação produz um fluxo acelerado de informações, que gera a necessidade de que o profissional jurídico se organize cada vez mais para que não se perca no aumento da sua própria capacidade de trabalho. Demos algumas dicas básicas de organização nesse texto, mas queríamos levantar uma proposta: um advogado da atualidade pode usar ferramentas de inovação jurídica para melhor se organizar.

Uma ferramenta essencial para a economia de tempo e a melhora de eficiência de um contencioso de massa é a automação de peças, que te ajude a organizar seu banco de modelos, mantenha seus modelos constantemente atualizados, e colabore com um preenchimento facilitado de informações básicas como, por exemplo, a qualificação do cliente.

Ficou interessado? Continue acompanhando o Blog do Jusbrasil, pois vamos falar um pouco mais sobre isso nas próximas semanas. Se quer entender um pouco mais sobre produtividade, eficiência e automação na gestão de um contencioso de massa, checa a pesquisa produzida pelo Jus: “Pesquisa revela os vilões da elaboração de documentos na advocacia”. Lá você pode encontrar mais dicas valiosas!

Aproveita e deixa um comentário contando pra gente o que achou, e quais as táticas que seu escritório tem usado para se organizar melhor!

Texto de Manu Halfeld

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Ótimas dicas! Uma outra dica é economizar tempo terceirizando algumas atividades do escritório, assim sobra mais tempo para focar no que realmente importa. Existem empresas que oferecem serviço de terceirização financeira, por exemplo, a um preço muito inferior se comparado a contratar alguém internamente. Além de economizar dinheiro, o melhor de tudo é poder contar com profissionais que se sabem exatamente o que estão fazendo e buscam sempre as melhores práticas e tecnologias. continuar lendo