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7 de Abril de 2020

6 dicas para evitar erros de comunicação com correspondentes jurídicos

Blog do Jusbrasil
Publicado por Blog do Jusbrasil
há 2 meses
Lembra-te de que a concisão e a clareza são as duas qualidades que o juiz mais aprecia nos discursos dos advogados.

~Piero Calamandrei

Que uma comunicação clara e concisa é chave para o sucesso perante os tribunais você já sabe. Essa frase do livro “Eles, os juízes, vistos por nós, os advogados”, entretanto, serve também para diversos outros tipos de situação na vida de profissionais do direito - dentre elas, a comunicação com outros prestadores de serviço, como correspondentes jurídicos.

Essa é a típica máxima fácil de assimilar e difícil de aplicar, ainda mais sem o devido contexto. Entretanto, nós advogados não somos exatamentes conhecidos pela brevidade de nossas conversas e muito menos por sua objetividade. Basta ver quantos autores de livros jurídicos têm o péssimo hábito de ser confundir o detalhamento com a prolixidade, ou como redações de códigos por vezes trazem ambiguidades ou lacunas.

É claro que existem inúmeras exceções à regra, mas ter uma comunicação assertiva é realmente trabalhoso e leva tempo para rompermos com os vícios de linguagem que carregamos conosco do ensino médio, da faculdade e dos anos trabalhando com escrita jurídica.

Quando tratamos da comunicação de advogados contratantes com advogados correspondentes, erros de comunicação podem significar enormes perdas em processos dos seus clientes e o cuidado deve ser redobrado.

Acompanhe as dicas a seguir e com certeza os erros de comunicação com correspondentes jurídicos vão ser cada vez menos frequentes no seu escritório.

1. Comece a conversa com clareza e concisão

Trabalhar essas duas virtudes desde o início da relação com o correspondente jurídico é essencial para o sucesso da demanda.

Para cópias, protocolos e outras demandas mais simples, é necessário conter as informações-chave da capa do processo e da demanda em si. Elas são:

  • Tipo de serviço
  • Formato da cópia (foto legível, digitalizado em pdf ou cópia física?)
  • Cidade e estado
  • Local do serviço (qual o fórum/tribunal/órgão público/cartório?)
  • Cliente
  • Prazo Limite (data e horário)
  • Tipo de processo (físico ou eletrônico)
  • Número do processo
  • Nomes das partes

Para outros tipos de serviço, como elaboração de peças/teses ou realização de audiências, é preciso detalhar outras questões, como a postura do escritório em relação a determinadas questões que podem surgir ou acesso aos outros documentos do processo.

Aqui vale a pena fazer um checklist com todas as informações essenciais para cada tipo de demanda. Dessa forma, sempre que alguém for realizar algum tipo de solicitação, fica mais fácil lembrar de tudo que deve ser esclarecido logo de início, evitando surpresas desagradáveis ao final da contratação.

2. Comunique-se de maneira consistente

Sei que desde o início tenho falado sobre concisão e brevidade da comunicação dos advogados - que inclusive é defendida por Piero Calamandrei de maneira mais enfática que a própria clareza. Entretanto, quando falamos de solicitações de trabalho, não dá para assumir que o correspondente vai ler as entrelinhas e saber tudo o que você quis dizer.

O fluxo de contratação de correspondentes jurídicos vai da solicitação até o pagamento, passando por uma parte importantíssima: o acompanhamento.

Mantenha um canal de comunicação aberto com o correspondente para que ele possa responder a dúvidas e demande essa abertura dele também para que você possa ter certeza que tudo está ocorrendo como planejado.

Seja objetivo, mas em se tratando de comunicação com correspondentes, é melhor pecar pelo excesso de informações.

3. Negocie com antecedência

Questões relacionadas ao pagamento pelo serviço devem estar cristalinas desde o início da relação com o correspondente jurídico.

Qual será o valor pago ao profissional? O valor das cópias será reembolsado? E o deslocamento/alimentação? Haverá algum tipo de bonificação ao final? O pagamento será feito antes ou depois do serviço prestado? Ele será feito mediante transferência bancária, depósito ou emissão de boleto?

Não dá para negar um benefício depois que o serviço foi feito se o combinado inicial deixou essa questão em aberto. E se você quiser estipular que o valor do reembolso estará fora do valor do serviço contratado, faça questão de falar isso com antecedência para que o correspondente consiga se planejar de maneira adequada.

Você não gostaria de receber um valor menor do que o esperado após a prestação de um serviço bem feito, não é mesmo? O combinado não sai caro, desde que estipulado de maneira transparente e com a devida antecedência.

4. Utilize um meio de comunicação adequado

Esse ponto é crucial para alinhar as expectativas junto ao correspondente.

Não adianta você esperar que uma pessoa responda rapidamente o seu e-mail se ela estiver esperando uma ligação sua. E se você mandar um whatsapp e o profissional contratado estiver em uma comarca sem cobertura de internet móvel?

Sabendo o melhor canal utilizado e a frequência com a qual se espera que haja contatos, fica mais fácil combinar todas as questões relacionadas ao serviço. Sem falar que ninguém gosta de ficar no escuro, ainda mais quando se trata de demandas jurídicas com prazos e metas.

5. Documente TUDO

Independentemente de quão assertiva tenha sido a sua comunicação, erros acontecem - e é melhor você estar preparado para eles.

Se, após passadas as informações e acertados todos os detalhes da demanda, ainda assim o profissional alegar que não foi avisado de algo e que o seu trabalho foi comprometido por conta disso, é bom você ter o registro das conversas em que você transmitiu tais informações para ele.

E isso vale também para os correspondentes! Se, por um lado, podem ocorrer erros por parte dos contratados, esses erros também podem surgir por parte do contratante - como, por exemplo, no caso de uma falha de comunicação sobre o local ou sobre o posicionamento do escritório em relação a determinada demanda.

Preze sempre por meios de comunicação escrita, como e-mail, whatsapp ou mesmo os serviços de mensagem de softwares de contratação de correspondentes. Caso você faça ligações, escreva um breve relatório sobre o que foi discutido e, se possível, grave a conversa (sempre com anuência da pessoa que está do outro lado da linha!).

Bônus - a comunicação interna

Antes mesmo de começar o procedimento de contratação de um advogado correspondente, existe um fluxo interno da demanda. Ele pode envolver um ou mais advogados, assim como um funcionário do setor administrativo e, eventualmente, um responsável por manusear o software utilizado pelo escritório para gerenciar as contratações de correspondentes.

O cuidado com essa comunicação interna também é essencial para o sucesso da demanda.

A área da demanda (se o escritório trabalhar com divisões internas desse tipo), o cliente, o processo, o advogado responsável e todas as outras informações listadas no item 1 devem necessariamente estar contidas nesse tipo de demanda antes mesmo dela sair do escritório para os advogados correspondentes. Caso contrário, um erro vai levando a outro e o resultado pode ser catastrófico.

E você, o que tem feito para melhorar a comunicação no seu escritório?

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