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7 de Abril de 2020

A contratação de correspondentes jurídicos e a saga dos recibos

Saiba como você pode simplificar os pagamentos de correspondentes jurídicos e não ser mais refém dos recibos descentralizados.

Blog do Jusbrasil
Publicado por Blog do Jusbrasil
há 2 meses

Você já teve que parar o que estava fazendo para procurar um recibo que estava faltando? Teve que ligar para aquele advogado que prestou serviços para seu escritório para pedir uma segunda via ou um aviso de recebimento? Quando o fluxo de caixa não fecha e as despesas com”outros” cresce, então...

Pode parecer bobeira, mas cada momento perdido nesse tipo de atividade, no final das contas, é trabalho (e dinheiro) a menos que você ou sua equipe está jogando fora.

Ao contratar advogados correspondentes, por lidar com pessoas que possuem formas de trabalho e condições de pagamento diferentes, muitas vezes nos tornamos reféns da saga dos recibos. Se você acha que a gestão financeira da contratação de advogados correspondentes poderia ser mais eficiente, este artigo é para você.

O (não tão) barato que sai caro

Cada registro de caixa deixado para ser feito depois acaba se acumulando e, no final do mês, contribui para a criação de uma bola de neve que faz contadores de todo país perderem o sono. E é exatamente nesses encerramentos de ciclos que começa a famosa saga dos recibos, que acaba com a produtividade de qualquer equipe.

Manter o controle de tudo que sai e o que entra no caixa é essencial, mas saber o motivo de cada um dos lançamentos e como eles foram feitos é essencial para manter a saúde financeira de um escritório.

Quando fazemos contratações de vários advogados correspondentes para processos diferentes em comarcas também distintas, a saga fica ainda mais complexa.

Vamos supor que você contrata advogados correspondentes para uma média de 50 audiências ou diligências em um mês. Imagine que, para manter a organização do seu fluxo de caixa dessas contratações, você precisou de:

  1. conversar com mais de 20 advogados diferentes para negociar a forma de pagamento e coletar os dados bancários;

  2. fazer as transferências ou pagamentos de boletos pelos serviços prestados;

  3. efetuar eventuais reembolsos solicitados pelos correspondentes;

  4. juntar todos os documentos contábeis;

  5. entrar em contato novamente com uma parte dos advogados que não enviaram os documentos (ou cujos documentos se extraviaram junto a outras guias de custas, boletos de água/luz, aluguel, alvarás, etc);

  6. fazer transferências dos pagamentos que ficaram faltando;

  7. juntar novamente todos os documentos contábeis e ver se o valor fecha;

  8. enviar os documentos para a contabilidade;

  9. descobrir que o valor, na verdade, não fechou, e ligar novamente para os correspondentes que não enviaram os documentos;

  10. finalmente juntar os últimos documentos, mandar novamente para a contabilidade, torcer para não ter nenhum problema porque, se tiver, já está começando um novo mês e a bola de neve só continua a crescer

Colocando no papel, esse não parece o fluxo de trabalho mais eficiente possível, não é mesmo?

Claro, essa situação hipotética pode não corresponder totalmente à realidade do seu escritório. Mas se você identificar pelo menos alguns dos pontos levantados acima, pode saber que você poderia trazer mais produtividade (e dinheiro!) para seu escritório.

Já ouvimos casos de pessoas que acabavam contratando logísticas jurídicas especializadas só para evitar os desgastes com a contratação de correspondentes e até outros que decidiram manter um funcionário exclusivamente para lidar com essas questões.

Como você pode imaginar, os custos desse tipo de estratégia não são nada baixos.

Acontece que existem alternativas tão eficazes quanto elas que podem liberar recursos importantes para seu escritório investir no que realmente traz retorno - como novas tecnologias, treinamentos ou maiores gratificações para seus colaboradores.

Disciplina é liberdade

Poucos ensinamentos poderiam ser mais propícios para se falar em gestão financeira do que a paráfrase da música “Há Tempos”, escrita por Renato Russo.

Um dos primeiros passos para estruturar um fluxo de contratações eficiente, com todas as informações importantes relacionadas às demandas - incluindo os pagamentos - é fazer a organização do seu fluxo de contratação de correspondentes. Você pode fazer isso com uma boa e velha planilha ou com sistemas feitos especialmente para esse tipo de gestão.

Caso opte por utilizar uma planilha, tenha certeza de que não só todas as informações necessárias estarão presentes, como também que ela será fácil de usar e, principalmente, que apenas as pessoas certas terão acesso à ela.

Isso faz com que os dados não se percam e que os responsáveis pelo preenchimento do material estejam, cientes de suas funções - sem o tradicional “não preenchi porque achei que o fulano ia fazer isso”.

Mais algumas dicas para quem decidir pela utilização de uma planilha:

  1. Faça uma planilha com o mínimo de campos de preenchimento possível. Quanto mais informações, maior o tempo gasto preenchendo dados, maior a chance de erros e menor a efetividade da planilha;

  2. Proteja as células e abas que não devem ser alteradas (como resumo dos valores pagos ou outras informações que dependam de alguma fórmula);

  3. Faça uma legenda para que instruir as pessoas que forem preencher e evitar erros ou falta de informações;

  4. Utilize um sistema de edição colaborativa, como o Planilhas Google, no caso de mais de uma pessoa precisar ter acesso/editar a planilha. No caso do serviço do Google, ainda tem o plus de você ter o registro do histórico de edições para saber o que mudou e quem mudou o que.

Sabemos que é difícil fazer planilhas desse tipo que sejam úteis de fato, mas a boa notícia é que estamos trabalhando em um modelo especialmente para te ajudar no controle da contratação de seus correspondentes!

Se quiser ser avisado quando a gente terminar de elaborar a planilha, só clicar aqui e fazer o pré-cadastro.

Utilize um software de gestão contratação de correspondentes

Uma planilha bem esquematizada já resolve muita coisa, mas se existem empresas que gastam fortunas desenvolvendo sistemas para facilitar a gestão e contratação de correspondentes jurídicos, possivelmente esses sistemas têm algo a oferecer, certo?

Quando falamos especificamente de gestão, existem sistemas que já efetuam o registro de todas as contratações que você fizer, incluindo valores, tipos de demanda e todas as outras informações relevantes para seu escritório. Essas informações são transformadas em relatórios que possibilitam uma visão mais sistêmica da atuação de seu escritório e de como as suas demandas de advogados correspondentes têm sido distribuídas.

Centralizar suas demandas em um único lugar ainda traz mais um benefício: a simplificação dos pagamentos. Se todos os pagamentos são realizados por meio de um mesmo sistema, não existe mais aquela novela de negociar prazos, fazer transferências para múltiplas contas ou ter que procurar os documentos contábeis dos correspondentes em sua caixa de e-mail.

No caso do Jurídico Certo, pelo menos, você faz apenas o pagamento de uma fatura única mensal e deixa que o nosso sistema distribua os valores para os profissionais de acordo com os valores das demandas cadastrados no site. Todos os recibos ficam disponíveis em uma central do próprio sistema e você pode ainda decidir se quer  analisar um a um ou fazer o download deles em lote.

E você, o que tem feito para facilitar a gestão de seus correspondentes jurídicos?

2 Comentários

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Muito bom o conteúdo, parabéns! continuar lendo

Conteúdo muito esclarecedor, tanto para o advogado que cuida de tudo isso sozinho, com poucas demandas, e pouca organização, como também, para os escriórios cheios de demandas e que necessitam de um auxílio maior no controle de tudo isso. continuar lendo