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23 de Outubro de 2020

Veja como os escritórios renomados fazem a gestão de correspondentes

Igor Mascarenhas, sócio do escritório Antunes Mascarenhas, revela como é feita a contratação e a gestão de advogados correspondentes em seu escritório.

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Publicado por Blog do Jusbrasil
há 9 meses

Já pensou em conseguir lidar com quase 150 audiências e diligências realizadas por mês conduzidas por correspondentes jurídicos em 18 estados diferentes com a supervisão de apenas um advogado?

Conversamos com os sócios do Antunes e Mascarenhas, escritório corporativo full service mineiro que não só consegue manter esse fluxo de contratação como ainda conseguiu economizar tanto no administrativo quanto no financeiro utilizando a plataforma do Jusbrasil/Jurídico Certo.

Vamos ver como foi o desenvolvimento desse fluxo tão eficiente?


Quando o escritório começou a utilizar correspondentes jurídicos?

“O escritório foi fundado pelo sócio Igor Antunes, em 2007, quando ele já possuía cerca de 10 anos de experiência atuando com corporações de capital aberto. Dessa forma, logo no início das atividades do escritório, começamos com alguns clientes cuja atuação nacional exigia a realização de atividades em comarcas e mesmo em estados diferentes.
Os custos de deslocamento eram consideráveis e, para conseguir atender bem esses cliente, nós optamos por utilizar da advocacia correspondente.
A princípio, criamos uma rede de correspondentes própria para nos atender, utilizando os contatos já adquiridos pelo Igor e fazendo novos contatos a partir das demandas que eram bem realizadas por correspondentes indicados.”

E qual era o fluxo de contratação nessa época?

“Antes, existia um setor de correspondência jurídica, que contava com cinco funcionários. Para solicitar uma demanda, um advogado do escritório deveria enviar todos os detalhes dessa solicitação por email para o setor, que lidava com a demanda a partir de então.
Primeiro, o setor deveria procurar por profissionais que atendessem na comarca em questão em nossa rede de contatos ou através de indicações das respectivas seccionais da OAB .
Depois, era necessário contactar e negociar com o profissional um valor para a prestação do serviço, cujo valor muitas vezes era inflacionado pela escassez de contatos nossos na área.
Então, o setor deveria monitorar a realização das demandas e ficar em cima dos correspondentes para ter certeza que eles vão entregar.
Finalmente, o setor passava as informações de pagamento para o setor financeiro, que lidava com as questões dos pagamentos e analisa a eficiência do processo.”

Houve alguma alteração no fluxo de contratação depois disso?

“Muito! Cada advogado tem um perfil próprio no Jurídico Certo, sendo que em poucos cliques ele inclui a demanda no sistema e já passa ela para a contratação automatizada. Dessa forma, a demanda é disponibilizada para toda a rede de correspondentes do site.
A partir daí, o robô de contratação automática encontra a melhor proposta para a solução da nossa demanda e, em até três horas, retorna com um advogado correspondente contratado ou com contrapropostas para análise.
Como temos uma base de advogados correspondentes favoritos, temos segurança de que as demandas serão direcionadas para profissionais competentes e diligentes.”

Como vocês criaram essa base de favoritos?

“Grande parte da nossa base veio de antes da contratação da plataforma do Jurídico Certo. Querendo ou não, essa lista de contatos é um ativo precioso e essa possibilidade de migrar a nossa base foi, inclusive, um dos motivos pelos quais decidimos centralizar nossa operação no site.
Quando contratamos correspondentes jurídicos, procuramos quatro características:
● agilidade para responder
● desenvoltura na comunicação
● postura de resolução de problemas
● diligência
Ao identificar essas características nos advogados parceiros, os adicionamos à nossa lista de favoritos e nossas demandas são enviadas primordialmente para eles, o que nos dá ainda mais segurança na realização dos serviços.”

E quando não dá para encontrar correspondentes jurídicos de maneira automatizada?

“Quando a urgência é muito grande, ampliamos o escopo da contratação automática para além da nossa base de correspondentes favoritos para conseguir mais propostas num espaço de tempo menor e garantir que a demanda será atendida.
Se, ainda assim, precisarmos de mais agilidade, desligamos o robô de contratação automática e tentamos entrar em contato individualmente com os contatos que aparecem pela própria plataforma, para agilizar o processo de negociação.
Quando isso não funciona, nossa primeira opção é contactar a equipe de suporte do Jurídico Certo para saber se ela possuem algum contato na comarca (ou em alguma comarca próxima) que poderia nos atender. Em geral, a gestora da nossa conta costuma já ter esse contato ou mesmo consegui-lo rapidamente para solucionar nossa demanda.
Se a situação demandar uma solução ainda mais rápida, voltamos ao fluxo anterior ao de contratação da plataforma, ligando para seccionais da OAB e ficando novamente reféns de preços normalmente abusivos. De qualquer forma, a situação raramente chega a esse ponto.”

Vocês ainda possuem um setor responsável pela parte de correspondentes do escritório?

“Hoje, nós lidamos com um número consideravelmente maior de solicitações e precisamos de apenas um advogado para supervisionar e resolver quaisquer questões que possam surgir em relação a contratação dos correspondentes jurídicos.
Esse advogado é incumbido de responder quaisquer dúvidas que os correspondentes possam ter em relação ao caso ou ao local da diligência, assim como monitorar a realização das demandas e efetuar eventuais contratações de última hora, em casos de desistência por parte do correspondente.
Com a plataforma, o advogado responsável pelo uso do Jurídico Certo, para além de lidar com a parte de correspondentes que antes ficava com uma equipe de cinco pessoas, ainda consegue desenvolver outras atividades administrativas e jurídicas dentro do escritório. Isso porque grande parte do fluxo de contratação já fica automatizado e mesmo a questão dos pagamentos fica simplificada.”

Como eram feitos os pagamentos de correspondentes antes da contratação dos serviços do Jurídico Certo/Jusbrasil?

“Antes os pagamentos eram feitos individualmente, entre TEDs, DOCs e depósitos na boca do caixa. Costumava dar muita confusão e um dos principais problemas era que havia muita chance de erro humano por conta das várias transações que eram feitas. Além disso, havia também o risco de se andar com dinheiro vivo na rua, nos casos em que eram efetuados depósitos na boca do caixa.
Para me organizar, eu, que sou o responsável pelo financeiro do escritório, elegia toda quarta-feira como dia de efetuar esses pagamentos. Isso acabava me tomando quase um dia inteiro de trabalho toda semana, ocupando um espaço precioso da minha agenda com muita frequência.
Com o sistema de faturamento único do Jurídico Certo, consegui economizar muita dor de cabeça com a diminuição do número de transações e com a organização dos documentos contábeis em um só lugar.”

Quais relatórios e informações vocês utilizam para otimizar a contratação de correspondentes?

“Antes, era difícil extrair qualquer tipo de informação, uma vez que as informações muitas vezes se perdiam em meio às várias abas e colunas das planilhas que usávamos par controle. Nós basicamente extraíamos as informações relacionadas às localidades nas quais tínhamos alguma atuação para apresentar para potenciais clientes.
Hoje, utilizamos quase que exclusivamente as informações dos relatórios do próprio site do Jurídico Certo. Por lá, acompanhamos o número de contratações que fazemos por estado, por cliente e por correspondente, assim como os valores dessas demandas.
Esse tipo de análise ajuda a fazer nossas projeções anuais de gastos com correspondência jurídica, levando em conta o potencial de crescimento da nossa carteira. Com esses dados conseguimos também elaborar propostas mais assertivas de honorários por região para clientes com atuação em mais de um estado.”

Por fim, quais seriam os principais valores que vocês encontraram na utilização do Jurídico Certo?

“O uso da plataforma nos proporcionou dois tipos de economia: administrativa e financeira.
A economia administrativa fez com que os fluxos de contratação ficassem mais organizados, que os relatórios fossem separados por clientes e que o número de pessoas com poderes de contratação e gestão diminuísse, reduzindo assim a probabilidade de erro humano.
A economia financeira vem de duas formas. A primeira delas vem da própria economia administrativa, uma vez que o fluxo mais eficiente demanda menos pessoas alocadas na função de fazer a gestão.
A segunda é relacionada aos próprios valores praticados pelos correspondentes. Com o acesso a uma base maior de profissionais, os valores cobrados são melhor parametrizados, aproximando eles de valores de mercado - e não de indicações isoladas.”

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2 Comentários

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Não sou de escritório famoso, nunca fui e nem pretendo ser exatamente porque sempre priorizei minha independência, o que não se pode concretizar nesse tipo de estrutura, em que o advogado, contratado, com assinatura em carteira ou associado, está obrigado a expressar o entendimento do escritório e não o seu no trabalho. E contrato correspondentes na hora que sempre precisei e preciso de uma empresa ótima com sede no Rio Grande do Sul, que há muitos e muitos anos presta o serviço de forma impecável. Até a seleção do profissional correspondente eu delego. Portanto, não vejo nenhum mistério ou expertise nesse tipo de gestão, até porque o escritório principal precisa ter um funcionário pra controlar o jurídico certo e eu não preciso de nada disso. continuar lendo

Olá Dra Márcia! Precisando correspondente em Brasília, estou à disposição!
Abraço, Elise da Cunha Henriques
(Dr Maurício Leira Santos). continuar lendo