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5 de Junho de 2020

3 métodos para fazer as coisas acontecerem no seu escritório

Conheça técnicas que ajudam a aumentar a produtividade e a organização de qualquer escritório de advocacia.

Blog do Jusbrasil
Publicado por Blog do Jusbrasil
há 3 meses

Você já passou por uma situação como essa no dia a dia de trabalho da advocacia?

Acordar com empolgação para fazer várias atividades durante o dia. Sua cabeça está cheia de atividades bagunçadas. Você sabe que tem diversas coisas para fazer e está decidido a fazê-las, mas não criou uma lista, não ordenou as atividades por prioridade.

Ao longo do dia, você começa a se sentir esgotado. À noite, está completamente frustrado por “não ter feito nada” embora saiba que fez um monte de coisas.

Se a sua rotina ou a do seu escritório for assim, você está afundando a produtividade dele e colocando a sua saúde mental em risco.

Mas como fazer para otimizar a gestão de seu escritório e manter sua rotina organizada sem perder a cabeça com tantos compromissos? Vamos lá.

Bullet journal: veja tudo o que tem para fazer

O bullet journal (ou “bujo”, para os mais familiarizados) é uma mistura de agenda, em que você anota seus afazeres diários e metas, com um caderno normal. A ideia é que você consiga expor suas atividades de maneira visual e flexível, mantendo o controle do que está sendo feito e do que está ficando para trás.

O bullet journal tem cinco sessões, com algumas especificidades em cada uma delas:

  • Índice: é a primeira (ou duas primeiras) página. Aqui você deve incluir em qual página se encontram os principais conteúdos e seções do bujo. Se você utilizar um caderno que não possui contagem de páginas, você mesmo pode paginar conforme for utilizando a técnica.

  • Legenda: logo após o índice. Vai ser aqui que você estabelecerá quais serão os ícones que vai utilizar para facilitar sua organização ao longo do caderno. Você pode utilizar círculos pretos ⚫ para tarefas, círculos brancos 🔾 para eventos , um x para atividades concluídas ❌e um asterisco ✳ para tarefas importantes, por exemplo.

  • Calendário anual: aqui seria o local onde você deve incluir o seu calendário mensal. O recomendado é que você separe duas folhas e separe cada folha em 3 partes, para escrever os 6 próximos meses nelas. Nessa parte, você deve incluir eventuais compromissos sem muitos detalhes, apenas com a data e o nome do compromisso.

  • Calendário mensal: nessa parte, você deve fazer uma lista com todos os dias de cada mês em uma folha e anotar tudo que já tiver uma data marcada

  • Calendário diário: é aqui que você detalha melhor suas tarefas, faz anotações acerca de acontecimentos do seu dia e inclui quaisquer conteúdos que achar pertinentes. Não existe limite de páginas por dia e, se precisar adicionar algo em um dia que já passou ou algo do tipo, você pode fazer isso sem problema - mas se for algo importante, não esqueça de adicionar ao índice!

O bullet journal é um método completo que pode ser utilizado tanto para fins profissionais quanto pessoais. Se, conforme for preenchendo os dias, sentir a necessidade de fazer a transcrição de uma reunião ou algum outro evento importante, você pode fazer sem problema algum. Para deixar bem organizado é só, ao terminar, adicionar a mudança ao índice.

Anote, defina prioridades e se dedique

É bem provável que você tenha uma visão clara de onde o seu escritório quer chegar a longo prazo, porém é importante entender que, a execução do trabalho em equipe será mais eficiente se você quebrar grandes objetivos em pequenas tarefas.

Um dos métodos mais utilizados para manter esse controle é o Get things done (ou simplesmente “fazer acontecer”). Esse método consiste em:

  1. Anotar as tarefas que devem ser feitas ao longo do dia separadamente.

  2. Definir quais dessas tarefas realmente têm que ser feitas por você.

  3. Refletir acerca da priorização e que você deve dar para cada uma delas..

  4. Dedicar um tempo exclusivo para que a tarefa iniciada seja realizada. O ideal é executar a tarefa seguinte somente depois de concluir a anterior. Notificações de e-mail e mensagens podem ser ignoradas até o momento de intervalo entre uma atividade e outra.

Esse método possui um impacto significativo na produtividade e pode ser feito utilizando-se post-its, páginas distintas de um caderno ou programas de computador. Uma das ferramentas mais poderosas para seguir esse método é o Trello, que possibilita a criação de listas e cartões detalhados, assim como sistemas de etiquetas e de colaboração.

Programe suas atividades com uma agenda online

Ter uma agenda prática e bem organizada em papel e caneta já é um grande avanço. Manter uma versão online, entretanto, possibilita inúmeros benefícios para você e para seus colaboradores.

Existem várias agendas online gratuitas disponíveis, sendo que a agenda do google é uma das mais completas. Com ela, você pode criar eventos ou lembretes de maneira intuitiva, utilizar um sistema de cores que se adeque ao seu dia a dia, anexar documentos e anotações aos seus eventos e convidar pessoas para participar e se manter atualizadas de seus compromissos.

Aqui, no Escritório Online do Jusbrasil, utilizamos a mesma tecnologia do Google para manter a agenda dos nossos assinantes organizadas e em dia. Isso significa que, ao adicionar compromissos ou tarefas pelo software, esses novos eventos são adicionados automaticamente em sua agenda do google, com funcionalidades ainda mais adaptadas para seu dia a dia. Para integrar sua agenda do Jusbrasil com outros sistemas, como Outlook com iOS, é só seguir esse passo a passo aqui.

Com a agenda do Escritório Online, você pode incluir tarefas, lembretes, prazos, reuniões e audiências de maneira simples e eficiente. Utilizamos um sistema de cores para facilitar a visualização desses diferentes compromissos (prazos sempre vermelhos, já para evitar imprevistos!). Assim você mantém um controle de todas as atividades que deve desempenhar no dia, semana ou no mês, com a possibilidade de utilizar filtros específicos para não perder nenhum compromisso!

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Texto de Kadu Mourão

3 Comentários

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Excelente dicas, não apenas para escritórios de advocacia, mas para muitos negócios de profissionais liberais. continuar lendo

Muito bom, faço algo parecido, mas com essas dicas vou aprimorar. continuar lendo

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