jusbrasil.com.br
23 de Outubro de 2020

Advogar de casa: 4 dicas essenciais para você superar o isolamento social

Blog do Jusbrasil
Publicado por Blog do Jusbrasil
há 7 meses

Desde quando a OMS emitiu o primeiro alerta para a doença, em 31 de dezembro de 2019, o coronavírus já passou pela China, Itália, França e, hoje, parece que a ficha está caindo aqui no Brasil.

Com a recomendação de isolamento social para conter o contágio pelo vírus, diversos negócios, como restaurantes, bares, academias e shoppings centers têm fechado suas portas, e várias empresas têm exigido que seus colaboradores fiquem em casa.

Os escritórios de advocacia têm feito o mesmo.

Felizmente, a tecnologia possibilitou que muitos trabalhos sejam realizados em casa - o famoso home office - e isso inclui a advocacia.

Mas mesmo com essa possibilidade, a pandemia pegou muitos advogados desprevenidos que não estão habituados a atuar ou gerenciar o seu escritório de forma remota, tornando tudo um verdadeiro desafio.

Pensando nisso, resolvemos trazer algumas dicas bem práticas que, ao nosso ver, fazem toda a diferença para quem terá que trabalhar em casa durante esse período ainda incerto.


1. Procure por boas ferramentas digitais

Acredite, é imprescindível utilizar as melhores ferramenta digitais para que você consiga desenvolver o trabalho remotamente. Todo o gerenciamento do seu escritório será na nuvem, então você precisa de algo que funcione e que te dê confiança, principalmente nessas 3 áreas:

1.1 CONTROLE E GESTÃO DE PROCESSOS

Muitos advogados e escritórios de advocacia já utilizam algum software jurídico, e essa é uma excelente, senão a principal, ferramenta para você ter o controle dos seus processos à distância.

Basicamente, você terá que receber as publicações, os andamentos dos processos, agendar seus prazos e delegar tarefas, e um bom software é ideal para te ajudar com isso.

1.2 COMUNICAÇÃO COM EQUIPE E CLIENTES

Como você não terá mais contato pessoal com a sua equipe diariamente, algumas lacunas ou falhas na comunicação interna podem surgir, e é importantíssimo resolver isso o quanto antes.

Em vez de uma comunicação individual pelo WhatsApp, você pode reunir todas as pessoas da sua equipe num tipo de “escritório remoto”, onde vocês podem trocar ideias, compartilhar arquivos e se comunicar de maneira instantânea, como no dia a dia do escritório mesmo.

Uma ferramenta bem legal para isso é o Slack, inclusive para realizar videoconferências com a sua equipe.

Para se comunicar com os clientes, além do seu celular, o bom e velho WhatsApp está aí, e você pode também marcar reuniões por videoconferência, caso necessário. O Zoom é ideal para isso.

1.3 GESTÃO DE DOCUMENTOS

Como todo bom advogado, provavelmente, você tem papéis sobre a mesa que necessitam de alguma ação da sua parte. Principalmente se forem documentos entregues pelo cliente para algum caso, esses documentos precisam estar disponíveis para toda equipe e, não, inacessíveis sobre a sua mesa.

Isso inclui também aqueles documentos que estão sobre a mesa de seus colaboradores e os recados anotados pela secretária.

O ideal é que todos tenham acesso aos documentos comuns do escritório e uma ferramenta bem legal para ajudar o seu escritório com isso é Google Drive.

Para digitalizar algum documento, você não precisa nem sair de casa. O Camscanner permite que você digitalize documentos utilizando a câmera do seu celular e salve no formato PDF para compartilhar com a sua equipe.

Se quiser se aprofundar mais um pouco sobre ferramentas tecnológicas que podem ajudar no seu diaadia trabalhando de casa, clique aqui e baixe agora o ebook “Como usar a tecnologia para se tornar um advogado 4.0”.

2 - Organize o seu ambiente de trabalho

Trabalhar sem sair de casa já é realidade para muita gente, mas tem aqueles que ainda preferem o dia a dia de um escritório no centro da cidade.

Se você faz parte deste segundo grupo, pode ser que não tenha um local organizado em casa para se sentar, concentrar e produzir. E isso é extremamente importante.

Trabalhar no sofá, na cama ou de pijama, embora algumas pessoas se sintam bem com isso, pode não ser o ideal para você ter um dia produtivo, principalmente se você não tem o costume de trabalhar em home office.

Além disso, muito provavelmente, sua família também estará em casa, então você precisa se organizar para que seu dia de trabalho não se torne um domingo em família.

Separe um local adequado, com uma mesa onde você possa apoiar seu notebook, seu celular e alguns papéis. Sente-se com as pessoas que vivem junto com você e se ajustem também, estipulando horários, divisão de tarefas e algumas regrinhas para que o seu trabalho não seja interrompido, principalmente se você tiver filhos menores, que também estarão em casa.

3 - Faça um inventário de tudo o que precisa da sua atenção

Em tempos como esse, quando somos obrigados a fazer mudanças que não tínhamos programado, como ter que trabalhar em casa, por exemplo, é natural que você fique com aquela sensação de que as coisas não estão totalmente sob controle.

Pode ser que nesse momento seu cérebro esteja te lembrando de várias coisas, como algum cliente que ficou sem resposta, os papéis e anotações que você deixou sobre a sua mesa e os e-mails que você só acessa no computador do escritório, pois não estão sincronizados com seu notebook.

Esse é o momento ideal para tirar todas as pendências da sua cabeça e anotar em algum lugar confiável, para que você possa fazer algo a respeito rapidamente.

O situação mundial já traz diversas preocupações e você pode aliviar um pouco essa tensão assumindo o controle de tudo o que precisa ser feito.

4. Crie um sistema de controle remoto dos prazos

Se você é advogado, então, trabalha com prazos. Depois de escolher as ferramentas que vão te ajudar com o trabalho remoto, organizar seu ambiente de trabalho e ter conhecimento das coisas que você precisa fazer, o ponto mais importante é criar um sistema de controle dos prazos.

E aqui não nos referimos apenas aos prazos processuais, mas àquela inicial que você precisa concluir para ajuizar a ação, a ligação que você precisa retornar ao cliente, e a pesquisa de jurisprudência que o seu estagiário ficou de te enviar.

Criar um sistema eficaz de controle, principalmente para aqueles prazos e tarefas que não serão cumpridas por você, é a melhor coisa que você pode fazer agora.

Esse é o momento ideal para conferir também eventuais suspensões de prazos e até o próprio expediente dos Tribunais nos quais tramitam os processos que você patrocina. O Tribunal de Minas Gerais, por exemplo, suspendeu os prazos dos processos físicos e os juízes deverão utilizar teleconferências nas audiências de custódia.

Conclusão

Um dos maiores receios de todo advogado quando o assunto é trabalhar em casa é a suposta falta de credibilidade por parte do cliente.

Essa concepção já está mudando bastante nos tempos atuais, mas a questão aqui é outra. Trata-se de prevenção, responsabilidade social e cuidado com o próximo.

Não deixe de lado a oportunidade de conectar pessoas à justiça! Muitas delas podem conhecer seu trabalho e esclarecer dúvidas latentes provenientes desse momento atípico em um Escritório Online.

De qualquer forma, talvez essa seja uma boa oportunidade para levarmos adiante a prática da advocacia em home office e trocar as horas perdidas no trânsito por um período mais produtivo de trabalho


Texto de Pedro Custódio

5 Comentários

Faça um comentário construtivo para esse documento.

Não use muitas letras maiúsculas, isso denota "GRITAR" ;)

Boa tarde. Eu já faço o meu trabalho de "home office", desde que comecei a advogar em 2015, interior estado S.Paulo, logo após obter minha carteira da OAB aos 64 anos. Me inscrevi na Defensoria Secção de S. Pedro, SP, hoje em Piracicaba, mas atendendo a região. Sou da área de Família e atualmente Previdenciário. No começo até atendia clientes em minha casa, mesmo as indicações da Defensoria. Mas depois mudei para encontrar o cliente na sua casa, na sala da OAB, e até em lugares públicos. E depois comecei a utilizar muito o contato por Whatsapp, recebendo os documentos, fotos, etc., indo até o cliente apenas pra assinar os documentos necessários e para audiências. Já tive causas as quais nem conheci o cliente. Tudo via "zap" como o povo diz. Só conhecendo o cliente no dia da audiência.
No começo "apanhei muito", pois começando na advocacia, sem saber nada da prática diária, começar na Defensoria, tudo muito novo. Mas passou o período crucial com um pouco de ajuda de algumas pessoas. Não q agora saiba tudo. Claro q não. Vivendo e aprendendo. Portanto, nesse momento de crise, estou tranquila. E ainda, como sempre, aprendendo. Fazendo cursos rápidos, workshopping, etc. continuar lendo

Um artigo maravilhoso desses do @pedrocustodion não passaria por meu radar sem um textão! Então lá vai:

1.1 Controle e gestão de processos.
As ferramentas são importantes, porém, muitos de nós não as têm. Talvez esse período de reclusão forçada seja um bom momento para procurar adquirir, via internet mesmo, esse tipo de coisa para instalar e começar a organizar o novo escritório, totalmente digital, e ir testando as ferramentas, se familiarizando com elas, etc, pois é algo que irá mudar a cara do seu escritório e o seu jeito de trabalhar para sempre. Então se antes a falta de tempo era a desculpa para não ter se modernizado ainda, agora, o tempo sobrando é seu aliado para começar engatinhar nessas mudanças que num futuro breve serão necessárias.

1.2. Comunicação com equipe e clientes.
Esse quase todos nós já usamos no dia a dia especialmente pelo WhatsApp e agora o pessoal de cursos à distância também tem usado grupos de Telegram porque dizem que é mais eficiente que o WhatsApp para envio de arquivos de mídia grandes (o que parece ser atrativo para o nosso caso na advocacia, mas não testei, confesso). O bom e velho Skype também é uma solução maravilhosa para falarmos com o cliente cara a cara em vídeo chamada com alto padrão de definição de imagem e som (coisa que a opção similar do WhatsApp não atende). Já ouvi falar bem também do ora indicado Zoom.

1.3. Gestão de documentos.
Aproveito o gancho para asseverar aos colegas que em tempos de arquivos digitais cada dia menos necessitamos nos arriscar com a posse e guarda de documentos originais dos clientes. Se não for imprescindível ter o documento original em mãos, já peça o cliente para enviar a versão digital do mesmo, pois assim ele já chega no jeito de ser adicionado aos autos via PJe e também de ser compartilhado com a equipe que trabalha no caso.

2. Escritório organizado.
Na contramão da evolução da sociedade, os arquitetos hoje em dia não incluem nos projetos das casas um escritório, coisa que qualquer casa antiga de padrão médio acima tem. E antigamente poucos usavam o cômodo para o fim a que se destinava na planta. Virava “sala de som” (típico recurso das décadas de 60/70 e até 80, quando parar para ouvir musica de LPs enquanto curtia o encarte da capa era um hobby universal). Agora que os escritórios em casa são cada vez mais comuns, as casas modernas não contam com um cômodo que tenha sido projetado para essa finalidade e de fato, isso acaba demandando uma série de remanejamentos domésticos para incluir “um canto organizado” para começar a atuar em Home Office. Eu que o diga. Até hoje lido com esse desafio sem ter ainda chegado a uma solução prática e definitiva e sempre que estou às voltas com o problema sinto saudades da casa de meu pai, onde fui criada, porque lá sim, tinha um escritório muito bom, amplo e organizado e nunca foi usado para outro fim, como “sala de som”, quarto da bagunça etc. Sempre foi mesmo um escritório de verdade, com espaço para arquivos, estantes, escrivaninhas (tudo grande e no plural). E sinto muita saudade hoje em dia. Então fica a dica para jovens advogados que ainda vivem com os pais: o dia em que forem realizar o sonho da casa própria, não se esqueçam desse detalhe.

3. Inventário do que precisa da nossa atenção.
Por ter idoso acamado em casa, iniciei o isolamento de nossa família antes mesmo das autoridades começarem a contingenciar essa atual demanda. E a primeira coisa que fiz foi isso, num singelo quadro branco que pendurei na cozinha com os dizeres: "para o mês de março". E listei um por um, os casos e prazos que eu teria que dar andamento durante o mês, para que meu isolamento não acabasse por me fazer esquecer dos compromissos assumidos e em curso, inclusive na gestão de que trata o item 4 deste artigo.

Conclusão.
De fato o derradeiro desafio é impor segurança e credibilidade aos clientes estando trabalhando em casa. Essa semana realizei atendimentos por vídeo chamada e percebo que as pessoas só estão aceitando por força das circunstancias, mas um dos clientes atendidos, ainda insiste numa reunião “presencial” com os sócios, mesmo em tempos de prevenção de epidemia. Mas no balanço geral, assim que esses clientes atendidos dessa forma virem que a coisa “funciona” mesmo, vão se adaptar e de fato esse momento é uma oportunidade para todos nós! continuar lendo

Gostei muito de textos e sugestões. continuar lendo

Obrigada pelas dicas. Muito úteis. continuar lendo