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5 de Junho de 2020

Fato ou Fake News? Problemas causados pela ausência de padronização de documentos

A ausência de um padrão no arquivamento de documentos gera estresse e sobrecarrega equipes. Como você lida com os documentos do seu escritório?

Blog do Jusbrasil
Publicado por Blog do Jusbrasil
há 2 meses

Um ambiente de trabalho bagunçado prejudica, e muito, a qualidade do trabalho em si. Bagunça nos remete à distração, e impede a plena eficiência de um escritório que quer manter altos índices de produtividade e entrega de qualidade ao cliente.

Nesse artigo, exploro como a sobrecarga de tarefas sentida por muitos profissionais pode ser, na verdade, uma deficiência na gestão e organização do escritório.

O estresse da advocacia e a ilusão da sobrecarga

A advocacia é uma profissão extremamente estressante. Em um mercado altamente competitivo, no terceiro país do mundo com maior número de advogados, o profissional de Direito sente nos ombros a necessidade de manter a excelência na entrega de seu serviço e uma boa comunicação com seus clientes a fim de se manter vivo e inovador nesse ambiente de rápidas mudanças.

Cumprir prazos, participar de audiências, informar os clientes do último andamento do processo, redigir peças bem estruturadas e pensar em uma boa estratégia processual para o caso, todas essas são tarefas capazes de gerar um desgaste mental caso o profissional e o escritório não mantenham uma rotina enxuta, organizada e eficiente.

Para o gestor de um escritório de advocacia, um ambiente que não possui uma organização de máxima eficiência representa um menor controle que impede a equipe de ser a melhor versão de si mesma.

Precisamos falar sobre gestão de tempo

Anteriormente, fiz um texto para o blog do Jusbrasil sobre os inimigos do tempo” em escritórios de advocacia. Dentre eles, citei o retrabalho como um inimigo impiedoso, que abaixa os índices de produtividade dos escritórios e gera um desgaste mental para a equipe jurídica envolvida.

Algumas das dicas dadas para enfrentar esse mal foram a padronização dos fluxos de trabalho, e a unificação dos sistemas de armazenamento de dados de clientes.

Dentre as ferramentas que colaboram para esse tipo de função, podemos citar os softwares jurídicos, que possuem capacidade de centralizar informações sobre um mesmo caso, armazenar documentos de forma organizada, reunir, em um mesmo local, a agenda dos profissionais do escritório, data de audiências, e data de reuniões com clientes, e controlar toda a comunicação trocada entre advogado e cliente sobre determinado caso.

Muitos escritórios já instituíram o controle de tempo gasto por tarefa, muitas vezes pela gestão em planilhas de excel. Uma dica que dou é a utilização de ferramentas de time tracking, ou seja, a utilização de softwares modernos que permitam esse controle do tempo de forma organizada, dividida por tarefa e cliente, com geração de dados estatísticos em planilha e gráficos.

É importante que um gestor aprecie essas ferramentas não apenas como forma de contabilizar as horas de trabalho para faturar cobrança dos clientes, mas também como uma ferramenta de geração de relatórios contínuos sobre a eficiência de seu escritório.

A consulta e revisão contínua dos dados do tempo do escritório permitem uma visão geral das tarefas que mais consomem os profissionais. Até mesmo em um nível pessoal, esse tipo de ferramenta pode nos ajudar a superar a ansiedade e estresse gerados quando se tem uma grande lista de afazeres.

Depois que comecei a contabilizar o tempo de todas minhas tarefas - seja responder e-mails profissionais, checar andamento de processos ativos ou escrever um artigo para o Jusbrasil, consigo organizar uma rotina diária muito mais assertiva e correspondente àquilo que sou capaz de fazer no tempo de um dia.

Padronização no arquivamento de documentos - cogite a utilização de um software jurídico

Um bom exemplo para pensarmos na importância da padronização do arquivamento de documentos é pensarmos na contratação de correspondentes jurídicos para a tarefa de realizar cópias processuais dos autos físicos de um processo.

É normal que o preço da diligência seja dado pelo número de páginas a serem copiadas. Nesse sentido, é importante que seu escritório mantenha a organização dos documentos relativos àquele processos sempre em dia.

Evite arquivos duplicados ou arquivos antigos e desatualizados na pasta dos autos. Opte sempre por manter um arquivo unificado com todas as cópias do processo.

Isso evita o retrabalho, ou o pagamento desnecessário de cópias de páginas que o escritório já possui, mas que o contratante não conseguiu encontrar por desorganização interna.

Boa opção para evitar esse tipo de conflito é o uso de softwares jurídicos que mantenham todos os arquivos referentes a um mesmo caso centralizados em um só lugar.

Isso torna mais precisa a contratação para diligências processuais, e ajuda seu escritório a delimitar com facilidade qual a demanda necessária.

Manter-se bem organizado é uma forma de evitar o stress coletivo da equipe na procura de informações já existentes. Também evita qualquer stress ou conflito de comunicação com o correspondente jurídico, que vai ter acesso facilitado às informações necessárias para cumprimento da diligência.

Aqui, elencamos algumas dicas mais objetivas para auxiliar na criação de um fluxo de organização interno para o seu escritório:

1. PRIVILEGIE A DIGITALIZAÇÃO DOS ARQUIVOS

Quanto menor a quantidade de documentos físicos que você armazenar, melhor! Isso porque é mais fácil encontrar documentos digitalizados, utilizando as ferramentas de pesquisa de seu computador. Além disso, você consegue compartilhar esses documentos de forma muito mais prática quando outro profissional precisar. Isso melhora os fluxos de comunicação interna, e a eficiência do trabalho. Crie um hábito de digitalizar todo documento que chega ao escritório, sem correr o risco de “deixar para depois” e acabar perdendo informações importantes.

Nota: é importante sempre manter um backup atualizado para evitar quaisquer perdas!

2. LIMPE SEU AMBIENTE DE TRABALHO

Faça uma “limpa” nos arquivos de seu computador e incentive que outros profissionais façam o mesmo. Esse esforço de organização inicial vai te ajudar no futuro, afinal, é muito mais fácil manter um ambiente já organizado do que começar tudo do zero.

3. ESCOLHA PADRÕES QUE FUNCIONAM PARA VOCÊ, E OS SIGA

É importante que todo o escritório siga o mesmo padrão de nomenclatura de pastas. Isso facilita para que qualquer pessoa possa encontrar arquivos com facilidade. Crie “níveis de acesso” e restrição ao acesso de certas pastas, caso necessite resguardar informações de maior sigilo.

Torne de fácil acesso um documento que contenha todas as regras e protocolos de nomenclatura do escritório. Isso facilita no treinamento de novos profissionais, e também auxilia que qualquer pessoa do escritório consiga se lembrar facilmente das regras até torná-las hábito automático.

4. ORGANIZE TANTO AS PASTAS DE CLIENTES QUANDO AS PASTAS INTERNAS

Todas as informações referentes a funcionários do escritório, e casos passados mantidos em “arquivo” também devem estar bem organizadas. Às vezes, priorizamos a organização de pastas referentes a casos e clientes, mas nos esquecemos do administrativo. É importante que isso não ocorra, pois são documentos que podem vir a ser necessários no futuro.

Privilegie ferramentas que te permitam um controle centralizado de informações, com, por exemplo, mecanismos de exportação de informações financeiras para uma planilha unificada.

Organização e planejamento preventivo

Dê preferência a ferramentas que auxiliem o fluxo de trabalho de seu escritório. Nesse sentido, busque por opções tecnológicas que otimizem o tempo de sua equipe, e evitem stress pela realização duplicada de trabalho, ou perdas econômicas causadas por falta de organização.

Produção de relatórios que auxiliem medidores de produtividade, centralização do arquivamento de documentos importantes de um mesmo caso todos no mesmo local, e medição do tempo de trabalho da equipe de forma a otimizar e melhor entender o tempo gasto por tarefa - tudo isso pode auxiliar para que seu escritório trabalhe com uma lógica de menor stress e maior eficiência.

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