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14 de Agosto de 2022

Como escritórios de advocacia têm se preparado para enfrentar o volume de demandas ao fim da quarentena

Quer entender como melhorar sua rotina na quarentena preparar seu escritório de advocacia para o futuro? Conversamos com advogados e profissionais da área jurídica para te dar as melhores dicas possíveis!

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Publicado por Blog do Jusbrasil
há 2 anos

A pandemia do Covid-19 modificou o cotidiano de muitos escritórios de advocacia. Com a suspensão dos prazos processuais, dos expedientes presenciais e das atividades jurisdicionais sem urgência, determinada pela Resolução nº 313 do Conselho Nacional de Justiça, muitos escritórios começaram a trabalhar com o modelo de home office, a fim de respeitar as orientações de isolamento social como forma de lidar com a crise de saúde.

A Resolução nº 314 do Conselho Nacional de Justiça, publicada em 20 de abril de 2020, apresenta um novo paradigma que demonstra como o sistema de justiça pretende voltar à normalidade aos poucos, com o auxílio de ferramentas digitais.

A expectativa é de retomada dos prazos de processos que tramitam na justiça por meio eletrônico em 04/05/2020, enquanto os processos físicos, por sua vez, continuam suspensos até 15/05/2020.

Além da retomada dos prazos processuais em meio eletrônico, a Resolução nº 314/CNJ determina, também, a realização de sessões virtuais de julgamento no âmbito dos tribunais, turmas recursais e demais órgãos colegiados de cunho jurisdicional e administrativo.

Para elaborar esse texto, conversei com três profissionais que trabalham com advocacia em escritórios de Belo Horizonte/MG e São Paulo/SP. São eles Arthur Magalhães de Andrade, do escritório Aroeira Salles Advogados; André Santiago, do escritório Henriques Advogados, e João Pedro Nunes Sturm, do escritório Figueiredo Tassini Advogados.

O objetivo? Consolidar as melhores dicas para que escritórios de advocacia possam se preparar para o atual momento de transição, no qual seguimos em regime de home office, mas agora com uma perspectiva de movimentação de prazos processuais em breve.


1. Mantenha-se atualizado sobre o funcionamento da Justiça

O que percebemos é que tanto o sistema de justiça brasileiro, quanto o legislativo, buscam adaptar as normas e regras de funcionamento a fim de adequar o contexto jurídico às mudanças da realidade causadas pelo Covid-19.

Nesse sentido, nossa primeira dica é de que seu escritório mantenha-se sempre atualizado sobre o funcionamento dos Tribunais de Justiça dos Estados nos quais atua. Com a publicação da Resolução nº 314 do CNJ, os Tribunais de Justiça de cada Estado vêm lançando Portarias a fim de regulamentar seu funcionamento interno.

É o caso, por exemplo, da Portaria Conjunta Nº 963/PR/2020, do TJMG, que fornece orientações mais específicas sobre o funcionamento de sessões por videoconferência, a forma de comunicação dos advogados com os servidores do Tribunal, e sobre a forma de manifestação do advogado em caso de impossibilidade de participar de audiência virtual.

O Jusbrasil tem se dedicado a coletar e centralizar todas essas informações para os profissionais da área jurídica. Tal ação é parte da campanha #MaisJuntosDoQueNunca, que visa combater a desinformação e organizar conteúdo de qualidade nesse momento de crise. Na página principal da campanha, você pode acompanhar artigos atualizados sobre inovações legislativas e perguntas frequentes.

(Página principal da campanha #MaisJuntosDoQueNunca)

Importante: a campanha conta com uma página atualizada em tempo real, que visa mapear informações sobre os prazos processuais de cada Tribunal do Brasil! Dessa forma, fica fácil encontrar todas as informações necessárias, sem ter que consultar o Diário de Justiça de cada um dos tribunais. Qualquer profissional pode também contribuir para a atualização da página, caso saiba de novas alterações dos prazos.

(Página de novidades e atualizações dos Tribunais de Justiça, elaborada na campanha #MaisJuntosDoQueNunca)

Dica especial: oriente seu escritório de forma que todos os profissionais estejam preparados para o novo contexto de atos processuais eletrônicos

Com a orientação para que sessões de julgamento ocorram via meio eletrônico, é importante garantir que todos os profissionais do escritório estejam familiarizados com as novas ferramentas virtuais que devem se tornar parte do cotidiano do funcionamento da Justiça.

O Conselho Nacional de Justiça tem dado preferência para realização de audiências via ferramenta Cisco Webex Meetings. Uma dica importante: o próprio site da plataforma disponibiliza tutorial completo a fim de familiarizar os profissionais com seu uso.

(Demonstrativo da ferramenta Cisco Webex Meetings)

Outra boa dica é garantir que todos os profissionais do escritório conheçam bem os procedimentos para peticionamento eletrônico. Nesse sentido, a comunicação entre os advogados do escritório é uma boa maneira de garantir que todos estejam na mesma página.

2. Mantenha-se informado sobre as mudanças legislativas

Não é apenas o funcionamento dos Tribunais de Justiça que vem sofrendo alterações com a pandemia do Covid-19. O Diário Oficial da União, por exemplo, tem diversas edições extras diárias. Projetos de Lei e Medidas Provisórias estão, a todo tempo, sendo elaborados e aprovados a fim de adaptar a legislação brasileira à realidade do contexto de pandemia.

Para o advogado João Pedro Nunes, uma das melhores formas de se manter atualizado nesse contexto é com o acompanhamento diário da página do Planalto que centraliza todos os atos normativos sobre o Covid-19. A página possui atualização diária, e possui mecanismo de busca por palavra-chave:

(Página do Planalto com atualização de atos normativos sobre o Covid-19)

Outra boa dica é o download do aplicativo do Diário Oficial da União. O aplicativo te notifica, em tempo real, sobre tudo que está acontecendo em matéria legislativa no âmbito da União brasileira. É possível, ainda, programar uma seção chamada “Meu Diário”, que cria lista de leitura personalizada para aquilo que você deseja.

(Aplicativo ‘Diário Oficial da União’, disponível para download na AppStore ou GooglePlay)

3. Aproveite o momento para melhorar a eficiência do seu escritório! Realize auditorias internas, libere prazos e use do tempo que sobrar para melhorar a comunicação com clientes

A dica do André Santiago é garantir que seu escritório aproveite a suspensão restante dos prazos para adiantar todas as tarefas pendentes. O escritório Henriques Advogados tem aproveitado o momento de quarentena para adiantar tarefas referentes a todos os prazos que já haviam começado a correr, mas que foram suspensos, e também adiantar pendências de processos com prazos para os quais não foram intimados antes da suspensão, mas que seriam em breve.

Trata-se de uma forma preventiva de visualizar a advocacia. Importante notar que os prazos suspensos serão retomados do ponto em que se encontravam quando ocorreu a suspensão.

Esse tipo de atitude desafoga o escritório de tarefas pendentes, auxilia no planejamento para o futuro, e permite, ainda, que seja liberado tempo para estreitar relações com os clientes.

Com todas as tarefas adiantadas, os escritórios podem[1] entrar em contato com os clientes e entender qual a perspectiva dos mesmos para o momento momento, oferecer soluções jurídicas, e outras contribuições que podem criar a ponte para realização de novos trabalhos.

4. Valorize a comunicação interna - aceite sugestões, e pense na melhor forma de prezar pelos profissionais

Uma das dicas do advogado Arthur Magalhães de Andrade é sobre a importância da comunicação interna. O contexto de home office pode transformar o espaço de trabalho muito solitário e difícil para os profissionais. Nesse sentido, adotar reuniões semanais com as equipes a fim de checar o bem estar dos profissionais e manter todos atualizados sobre os processos tem sido uma tática interessante.

Ele conta, ainda, que o escritório Aroeira Salles Advogados colheu sugestões, dicas e ideias de todos os profissionais da equipe, que depois foram implementadas.

O escritório ainda tem dado orientações específicas para melhorar a rotina de home office, como a valorização de um espaço de trabalho organizado, dicas de ergonomia, e dicas gerais de rotina. Para garantir o bem-estar dos funcionários, o escritório permitiu que os mesmos levassem o equipamento de escritório para casa, como cadeiras e computadores.

Por fim, o profissional relembra que, apesar da urgência por produtividade criada pela massiva quantidade de cursos e informações online, o tempo de quarentena não deve ser um tempo de desespero. É importante que os profissionais de um mesmo escritório estejam em comunicação constante para entender as dificuldades particulares de cada pessoa, e preservar a saúde mental coletiva dos envolvidos.

5. Fortaleça sua presença online

É inegável que a digitalização da vida, processo que já ocorria antes do contexto do Covid-19, foi muito acelerada. A presença digital do escritório, com a publicação de conteúdos de qualidade, é uma forma de se mostrar autoridade nas áreas de trabalho e ampliar a rede de clientes.

Um exemplo de dedicação na presença online é praticado pelo escritório Baptista Luz, que produziu a publicação Dossiê COVID-19: uma organização de artigos sobre os impactos do novo Coronavírus nos ambientes jurídico e empresarial.

Aproveite esse momento para conhecer melhor o mundo da advocacia digital, e pensar em boas estratégias de marketing de conteúdo jurídico.

6. Cogite utilizar alternativas tecnológicas para te auxiliar no que for preciso

Sabemos que o correspondentes jurídicos são um apoio importante para a advocacia. Mesmo com o contexto de digitalização, escritórios podem manter contato com correspondentes para realização de tarefas que vão desde realização de protocolos digitais, à realização de sustentações orais e participação de audiências no meio virtual, ou até mesmo produção de peças jurídicas.

Uma boa ferramenta para isso é o Jurídico Certo, software de contratação de correspondentes jurídicos do Jusbrasil que possui mais de 163 mil profissionais cadastrados no Brasil.


Texto de Manu Halfeld

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8 Comentários

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Parabéns pelo texto.

Ao final do artigo tem a indicação de software para a localização de correspondentes jurídicos, o que entendo ser uma atividade em extinção após a implementação das audiências virtuais e trabalhos remotos. continuar lendo

Oi, Luiz!

Uma coisa legal de pensarmos é que, dependendo da quantidade de demandas do escritório, ainda se mostra necessária a contratação de correspondentes para realização das audiências, mesmo em forma virtual! Temos notícia também da contratação de correspondentes para realização de protocolos digitais. As funções jurídicas vêm, aos poucos, se adaptando aos novos meios!

Abraços! continuar lendo

Texto riquíssimo, @manuhalfeld!

Parabéns! continuar lendo

Parabéns pelo texto! Bastante esclarecedor. continuar lendo

Obrigada, Vilma! Se tiver alguma dica, compartilha com a gente, adoraríamos saber! continuar lendo

Muito interessante e didático. continuar lendo

Que bom que gostou, José. Ficamos super felizes com isso! continuar lendo