jusbrasil.com.br
23 de Outubro de 2020

6 dicas para aumentar a produtividade (pessoal e da equipe) na advocacia

Blog do Jusbrasil
Publicado por Blog do Jusbrasil
há 5 meses

Para aumentar a sua produtividade e também da sua equipe, não basta uma lista enorme de aplicativos ou ferramentas. Mais que isso, você precisa de um sistema de organização.

Imagine encerrar cada dia de trabalho com um suspiro satisfeito, sabendo que você foi produtivo e conseguiu terminar todas as tarefas da sua lista. Você se vê assobiando enquanto escolhe algum seriado para assistir na Netflix.

Pois é. Você pode ser a pessoa desta cena sobre produtividade ou a outra versão que termina o dia cansado, com a sensação de projetos inacabados e sem qualquer controle sobre o trabalho da equipe do seu escritório.

Se você não está satisfeito com o modo como o seu trabalho anda acontecendo, há uma maneira de mudar isso, e não estamos falando de instalar um aplicativo como o Trello, por exemplo.

Trata-se de substituir maus hábitos por bons hábitos que irão te tornar mais proativo no dia a dia.

Portanto, siga estas dicas sobre como aumentar a produtividade na advocacia e se torne um advogado mais produtivo e que inspira toda equipe.

1. Seja otimista

Pessoas otimistas são mais produtivas. É o que revelou um estudo da Universidade de Maastricht sobre otimismo e desempenho em call centers.

Os resultados mostraram que os profissionais mais otimistas fizeram mais vendas e conseguiram mais bônus que outros menos otimistas.

Se você não se sente otimista, principalmente agora que o cenário mundial não é dos melhores, este é um hábito que você precisa cultivar - e a boa notícia é que você pode.

O pesquisador sobre felicidade e autor Shawn Achor revelou em um artigo publicado na Harvard Business Review que as pessoas com maiores pontuações em otimismo e satisfação com a vida são 10 vezes mais propensas a se envolver no trabalho e também 40% mais propensas a receber uma promoção.

Sabemos que não é fácil, mas procure manter-se positivo e otimista, motivando também a sua equipe com o compartilhamento de ideias, conteúdos e conhecimentos que promovam um ambiente produtivo para todos.

Uma boa forma de fazer isso é celebrar grandes e pequenas conquistas, fazer resgates de resultados, dar feedbacks de maneira consistente. No âmbito pessoal, listar ao menos três acontecimentos que te deixaram grato ao longo do dia (pode ser desde um café da manhã bem servido até o fechamento de um grande negócio!).

2. Prepare uma lista de tarefas a cada noite

Esse é um hábito importante e simples que você pode começar a construir hoje mesmo.

As listas de tarefas são os itens básicos para se ter um dia produtivo. Elas organizam, dão foco e fornecem sentimentos de satisfação e recompensa quando você é capaz de marcar os compromissos que concluiu.

Criar (ou atualizar) uma lista de tarefas a cada noite significa que você não perderá tempo no início do dia de trabalho procurando o que fazer. Isso também contribui para que você tenha um sono mais tranquilo, pois irá dormir sabendo exatamente o que você precisa fazer no dia seguinte.

Essa sensação de controle logo no começo do dia faz com que você economize energia para os imprevistos que sempre ocorrem também.

3. Não seja um advogado multitarefas

Não se engane: fazer muitas coisas não significa ser produtivo.

Pesquisas mostram que a produtividade de uma pessoa pode ser reduzida em até 40% - isso mesmo, quase metade - pelos bloqueios mentais causados pela realização de múltiplas tarefas.

Em um estudo, a Universidade de Londres conseguiu identificar que a realização de multitarefas pode reduzir 15 pontos o QI de uma pessoa.

Precisa de mais evidências? Um estudo da Universidade de Sussex, no Reino Unido, concluiu também que o uso simultâneo de smartphones, notebooks e outros aparelhos de mídia pode prejudicar fisicamente o seu cérebro.

Eles descobriram que os participantes habituados a usar vários dispositivos simultaneamente tinham uma densidade de massa cinzenta mais baixa em uma área do cérebro, que está ligada ao controle emocional e à tomada de decisões, empatia e resposta a recompensas.

Então, em vez de tentar fazer tudo de uma vez, aumente a sua produtividade dando toda a atenção a uma tarefa de cada vez.

Se você quiser se aprofundar no tema, vale a pena a leitura deste artigo.

4. Reduza sua lista de tarefas

Além de focar em uma tarefa de cada vez, procure também reduzir sua lista de tarefas a fazer.

É claro que algumas tarefas, como o cumprimento dos prazos processuais, por exemplo, não podem ser reduzidas. Elas precisam ser feitas.

Mas é por esse motivo que você precisa pensar em gerenciar melhor suas demais opções, para não te sobrecarregar - o que seria oposto à produtividade.

Por exemplo, todas as noites, ao revisar sua lista de tarefas, faça duas perguntas:

  1. Além das minhas obrigações que não podem ser adiadas ou delegadas, quais são as tarefas importantes nesta lista?
  1. Quantas dessas tarefas importantes posso realizar ou fazer um progresso significativo amanhã?

A verdade é que temos muitas coisas para fazer e o tempo é insuficiente. Refletir sobre suas atividades diárias e quais delas realmente te levam em direção aos seus objetivos é algo importante a se fazer para ser mais produtivo.

Comece estabelecendo um máximo de três tarefas essenciais ao longo do seu dia (incluindo sempre os prazos fatais). Você provavelmente vai realizar muito mais atividades do que isso, mas esse número de referência ajuda a manter o foco e fazer as coisas acontecerem.

5. Não deixe de delegar tarefas

Se você quer ser mais produtivo, crie o hábito de delegar tarefas.

Delegar tarefas faz parte do caminho rumo à produtividade e você ficará surpreso com o quão mais fácil e rápido o seu trabalho pode se ser.

Para muitos gestores de escritório de advocacia, é difícil delegar tarefas. A reclamação mais comum é que delegar produz o dobro de trabalho, pois agora precisam supervisionar o trabalho de outra pessoa, além de fazerem o seu próprio.

No entanto, se você parar para pensar, ao atribuir uma tarefa a alguém e supervisioná-la, você poderá dedicar-se a gestão do seu escritório e a demais atividades garantindo entregas em equipe.

Se for necessário, agende a entrega dessa atividade delegada com alguns dias de antecedência. Assim, você terá tempo suficiente para fazer as revisões eventualmente necessárias com tranquilidade, antes do “prazo fatal”.

6. Delegue estrategicamente suas tarefas

Em geral, as pessoas tendem a se dedicar mais em suas atividades quando suas habilidades e experiências únicas são utilizadas.

Portanto, sempre que possível, identifique os pontos fortes de cada integrante da equipe jurídica e atribua tarefas que você sabe que são mais adequadas às habilidades e talentos de cada um.

A chave é atribuir a tarefa certa à pessoa certa. Você ficará surpreso com o quão produtivos seus colaboradores podem ser quando estão fazendo algo que combine com suas habilidades.

Conclusão

Manter altos níveis de produtividade não é tarefa fácil, muito menos fazer com que sua equipe tenha a mesma performance.

Mas, antes de qualquer coisa, é preciso uma compreensão do que é a produtividade.

Como vimos, não tem a ver com uma lista de aplicativos instalados em seu computador ou smartphone, muito menos significa sair concluindo uma infinidade de afazeres.

Ser produtivo é aproveitar o seu tempo da melhor maneira possível e ter a certeza de que a sua equipe está no mesmo espírito.


Texto de Pedro Custódio

4 Comentários

Faça um comentário construtivo para esse documento.

Não use muitas letras maiúsculas, isso denota "GRITAR" ;)

Pparabéns pelo artigo. continuar lendo

Parabéns pelo artigo! Dicas claras, objetivas e concretas. continuar lendo

Agradecemos o feedback, @lucasramalho95 :) continuar lendo