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29 de Maio de 2022

Gestão eficiente para escritório de advocacia: 4 passos básicos

Uma gestão eficiente do seu escritório de advocacia significa organizar um sistema de trabalho que te aproxime dos seus objetivos e te permita evoluir sempre.

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Publicado por Blog do Jusbrasil
há 2 anos

Apesar de antigo, o termo gestão vem ganhando força entre os advogados nos últimos anos. Não é por menos: todo advogado quer saber como conseguir mais clientes, ser reconhecido no mercado, inspirar a equipe e atingir o tão desejado sucesso do escritório.

A gestão é uma habilidade que deve ser impregnada na raiz de todo advogado que quer atingir esse sucesso, pois é o que te fará assumir riscos, tomar responsabilidades e planejar, até sair do ponto A para o ponto em que você deseja chegar.

E um bom gestor é aquele que sabe disso e exerce um papel criativo dentro do escritório, encontrando métodos mais produtivos de trabalho, explorando o mercado em que atua em relação aos clientes e “concorrentes” e incentivando a participação de toda a equipe.

Ter uma gestão eficiente é imprescindível para o sucesso do seu escritório de advocacia, e nesse artigo vamos destacar os pontos que não podem faltar para você conseguir isso.


A gestão eficiente começa com a definição de metas e planos

Um gestor eficiente sabe que precisa estabelecer metas dentro do escritório e proporcionar meios para atingi-las.

Como? Por meio do planejamento.

Quando definimos um plano, fica bem mais fácil atingir os objetivos, pois aí temos o caminho, o rumo e a direção para que o objetivo seja alcançado. Do contrário, nossos resultados serão fruto do acaso apenas.

O primeiro passo para você gerir de maneira eficiente o seu escritório de advocacia, então, é colocar as suas metas dentro de um planejamento.

Por exemplo:

  • Meta: conseguir 10 novos clientes para o escritório até o final do ano.
  • Plano:
    1. pesquisar a melhor forma de atrair clientes na advocacia;
    2. pesquisar a opinião de advogados que estão desenvolvendo essa estratégia;
    3. encontrar algum curso que dê o passo a passo sobre isso;
    4. organizar o tempo para incluir as aulas e os estudos e colocar tudo em prática.

Assim, com um plano, sua meta final - que pode ser grande e difícil -, fica mais leve e possível de ser atingida.

Tenha um método de trabalho

Geralmente, quando falamos em gestão de escritório de advocacia logo vem à mente o uso de algum software jurídico ou aplicativos de controle de processos para advogados. Mas essas ferramentas só serão realmente eficazes se você já tiver um método definido de trabalho.

Ou seja, é preciso estabelecer um fluxograma de trabalho dentro do seu escritório com o máximo de detalhes possível, a fim de que seja possível identificar as atividades e suas etapas e as deficiências de produtividade que geram retrabalhos e desperdícios de tempo.

Existem diversos métodos disponíveis no mercado, mas o OKR pode ser muito útil para o seu escritório de advocacia.

Utilizada por empresas como o Google - e o próprio Jusbrasil -, o OKR, uma abreviação de Objectives and Key Results que, numa tradução livre, significa objetivos e resultados chave, segue a mesma lógica das metas tradicionais, mas suas 3 etapas básicas o torna fácil de implementar.

Veja como ele pode te ajudar com a gestão:

  1. Definir seu objetivo: esses objetivos devem representar a sua essência e aquilo que o seu escritório deseja alcançar, e devem ser conhecidos por todos que colaboram com você. Por exemplo, "entregar soluções jurídicas disruptivas, inovadoras e criativas, que sejam capazes de transformar os negócios dos clientes com empatia, tecnologia e praticidade” é um ótimo objetivo.
  2. Criar resultados: este é o momento de estabelecer os resultados-chave (key results) que sejam capazes de mensurar se os objetivos estão sendo alcançados. Para te ajudar, existe um esquema bem simples criado por John Doerr, considerado o maior entusiasta do método: “Eu vou por meio do , e ”. Por exemplo, “ser reconhecido como um escritório disruptivo, inovador e com soluções práticas no mercado, por meio da digitalização total do meu negócio, publicando 4 artigos por mês nas plataformas digitais para advogados, aumentando em 20% o número de potenciais clientes e 5% o número de avaliações dos meus clientes no Google.
  3. Gerir e acompanhar processos: com os resultados-chave definidos fica muito mais prático monitorar continuamente como está o seu progresso em direção ao objetivo. Mas é necessário persistir nos objetivos e criar o hábito de encontros periódicos, a fim de manter o engajamento da equipe e a clareza daquilo que o seu escritório pretende alcançar. Ou seja, o acompanhamento do OKR deve fazer parte da rotina. Para mensurar os resultados, você deverá avaliar a porcentagem dos resultados-chave que foram alcançados dentro do período estabelecido, atribuindo uma nota de 0 a 100 para cada um deles.

Defina uma métrica importante para o seu escritório

Definir a métrica que importa, ou One Metric that Matters, para os mais familiarizados com o mundo das startups, significa estabelecer o objetivo mais importante no qual o seu escritório de advocacia deve se concentrar em determinado momento.

Começando com uma análise fiel do seu estágio atual, você precisa responder a essa pergunta: o que é mais importante para o seu escritório alcançar esse ano? Mais clientes? Mais lucro?

Dentro do que podemos chamar de objetivo principal, é a hora de estabelecer indicadores rastreáveis para que seja possível saber se esse objetivo foi atingido. Por exemplo:

  • O objetivo é atingir um tanto X de faturamento esse ano
  • Para isso, a meta é conseguir 10 novos clientes todos os meses
  • A métrica, então, será o número de contratos fechados
  • E ela terá 2 indicadores: o número de contatos recebidos e o número de orçamentos enviados

Definir a métrica que importa te ajudará a eliminar a perda de tempo em ações que não trarão resultados ou são menos importantes naquele momento, ao mesmo tempo em que fornece uma resposta certeira sobre onde você deve focar seus esforços.

Acompanhe sempre os indicadores de desempenho

Esse talvez seja o pilar mais importante para uma gestão eficiente do seu escritório de advocacia, já que os indicadores de desempenho são os protagonistas do sucesso de qualquer negócio.

Eles fornecem dados e informações organizadas e estruturadas para mensurar as ações mais valiosas do seu negócio jurídico.

Uma forma excelente de analisar esses dados são os KPI - Key Performance Indicator, e se engana quem pensa que isso é coisa apenas para negócios de grande porte.

Independente do tamanho do seu escritório, acompanhar as métricas de desempenho é uma prática muito importante, para que os seus resultados não sejam fruto de especulações apenas.

A própria metodologia OKR já tem esse acompanhamento em seu DNA.

Por exemplo, se você quer medir o engajamento da sua equipe, você pode atribuir uma nota de 0 a 100, considerando quantas vezes a equipe se reuniu para discutir assuntos relevantes e estratégicos do escritório.

Avaliar os resultados obtidos de forma semanal é um bom começo, pois permite ajustes rápidos, e também não sufoca os colaboradores envolvidos com uma pressão de analisar dados diariamente.

Conclusão

Não é fácil se dedicar 5 anos na faculdade, passar horas e mais horas lendo e se atualizando para se destacar em sua área e não ter um retorno que condiz com todo esse esforço.

A complexidade do mercado onde estão inseridos mais de 1 milhão de advogados exige daquele que quer ter um escritório de sucesso uma visão empreendedora.

E um bom começo é desenvolver uma gestão eficiente, que te proporcione um sistema organizado que fará com que você alcance os objetivos do seu negócio jurídico!


Texto de Pedro Custódio

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3 Comentários

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Artigo muito bem construído e estruturado, parabéns! continuar lendo

pragmático! parabens! continuar lendo

Excelente artigo parabéns!!! continuar lendo